Organisasjonsstruktur

Kjernestrukturen i en organisasjon er et valgt styre, vedtekter, regnskap og årsmelding.

Vedtekter

Vedtektene er forskriftene/lovene som organisasjonen selv har utviklet og som et stiftelsesmøte har vedtatt at skal gjelde i organisasjonen (se eksempel på vedtekter).

Vedtektene bør inneholde opplysninger om:

Organisasjonens navn

 

Organisasjonens formål

En kort beskrivelse av hva som er organisasjonens arbeidsområde.

Medlemskap

Kort beskrivelse av hvem som kan bli medlem.

Årsmøtet

Årsmøtet er organisasjonens høyeste myndighet. Fullstendig saksliste for årsmøtet bør være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet.

Årsmøtet bør som et minimum:

• Behandle årsmelding

• Behandle revidert regnskap

• Vedta budsjett

• Velge styre og valgkomite

Eksempel på agenda for et årsmøte

Styret

Styret består av det antall organisasjonen bestemmer. Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Det er viktig at styret er operasjonelt. Styrer med mange medlemmer har ofte et arbeidsutvalg, bestående av blant annet leder og nestleder, som kan samles oftere.

Styret skal:

• Iverksette årsmøtets bestemmelser

• Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse

• Administrere og føre nødvendig kontroll med organisasjonens økonomi

• Representere organisasjonen utad

Endring av vedtekter

Endringer i vedtektene kan normalt bare gjøres på ordinært eller ekstraordinært årsmøte. Det er vanlig at det kreves et kvalifisert flertall, for eksempel 2/3 av de avgitte stemmene. Det er vanlig å kreve at forslag om endringer må fremmes i henhold til en gitt frist før årsmøtet, for eksempel 3 eller 4 måneder.

Opphør av organisasjonen

 Opphør av organisasjonen kan bare behandles på ordinært eller ekstraordinært årsmøtet.


Hvis dere synes det er vanskelig å komme i gang med vedtektene finnes det et nyttig hjelpemiddel. Barne- og ungdomsrådet i Oslo, Frivillighet Norge, LNU og Batteriet har i fellesskap laget en "vedtektsgenerator". Dette er en nettside som tar dere trinn for trinn gjennom de viktigste spørsmålene dere bør diskutere når dere skal lage forslag til vedtekter for den nye organisasjonen.

Trenger du hjelp til å skrive vedtekter? Se Vedtektsgenerator får ytterligere veiledning.

Spesielt om medlemmer:

For at en person skal regnes som medlem, må medlemskapet være basert på samtykke og kontingenten må være betalt. Det er flere typer medlemskap en organisasjon kan velge. Personlige medlemmer, familiemedlemskap og støttemedlemmer er det mest utbredte. De ulike medlemstypene gir ulike rettigheter til innflytelse i organisasjonen.

Det er viktig å ha gode rutiner for dokumentasjon av medlemsopplysninger. Organisasjonen må kunne vise til medlemsregister og innbetaling av kontingenter. Organisasjonene må kunne dokumentere det medlemstallet de oppgir å ha. Organisasjoner som ikke kan dokumentere medlemstallet sitt risikerer å bli satt i et uheldig søkelys og vil ikke få offentlig støtte, hvis de søker om dette.

Les mer om medlemmer og medlemskap.

Spesielt om styret:

Et styre bør i hvert fall bestå av en styreleder og nestleder. Mange har også en økonomiansvarlig.

Styrelederens oppgave vil blant annet være å delegere oppgaver til de andre styremedlemmene. Det vil i mange tilfeller også være naturlig at lederen taler på vegne av organisasjonen i ulike sammenhenger, men oppgaven kan også delegeres til andre styremedlemmer eller ansatte, hvis organisasjonen har det.

Den økonomiansvarlige skal til enhver tid ha oversikt over organisasjonens inntekter, utgifter og eiendeler, samt skaffe informasjon om frister og annet vedrørende pengesøknader. Den økonomiansvarlige har sammen med styret ansvaret for at budsjett lages og følges opp.

Videre bør man fordele oppgaver som å skrive møtereferater, søknader, brev, medlemsrekruttering, føring av medlemsregister, planlegging av aktiviteter osv.

Tilbake til:

Forsiden Innledning Organisasjonstruktur  Frivillighetsregisteret Veien videre