Drift av en frivillig organisasjon

Her finner du grunnleggende informasjon om det å drive en frivillig medlemsbasert organisasjon.
Gode kilder for mer utfyllende informasjon:

Frivillighet Norges organisasjonshåndbok
Batteriets ressursside
UngOrgs ressursside
Fordelingsutvalgets økonomihåndbok for frivillige organisasjoner
Fordelingsutvalgets mal for årsrapport for lokallag (eksternt word.-dokument)

Kurs i organisasjonsdrift:

Frivillighet Norge
LNU
Batteriet
UngOrg

Årsmøtet

I denne FAQ-en har vi valgt å kalle organisasjonens høyeste organ årsmøte, men det finnes andre navn som for eksempel generalforsamling og ting. Vi har valgt å beskrive årsmøte sånn det er mest vanlig å gjennomføre det i medlemsbaserte organisasjoner, men det er selvfølgelig opp til hver organisasjon å finne ut hvordan de ønsker å ha det og beskrive det i vedtektene.

Hvordan arrangere årsmøte?

For å arrangere årsmøte, må styret skrive innkalling og saksliste, skrive saksdokumenter på saker som skal behandles på årsmøtet, sørge for lokale å være i, invitere gjester eller innledere hvis dere skal ha det, ordne med mat og drikke til de som skal komme og forberede dere godt på gjennomføringen av møtet.

Hvilke saker må behandles?

Det er viktig at vedtektene beskriver hvilke saker som skal behandles på årsmøtet. Det er vanlig å behandle valg av leder, valg av styre, regnskap for forrige periode, budsjett for neste periode, planer for neste periode, årsrapport. Vedtektene bør beskrive hvor ofte årsmøtet skal holdes, hvor lang tid i forveien det skal varsles til medlemmene og hvordan medlemmene kan få behandlet forslag på årsmøtet.

Innkomne saker

Dersom medlemmene ønsker å diskutere noe spesielt på årsmøtet, kan de melde inn saken til styret innen en frist som står i vedtektene. Styret bør behandle forslaget og innstille til årsmøtet på om forslaget skal vedtas.

Saksdokumenter

Mange sender saksdokumenter ved innkallingen slik at medlemmene har mulighet til å forberede seg godt før møtet. Det er lurt å ha en frist for utsendelse av saksdokumenter i vedtektene. Det er ofte beskrevet som et visst antall uker før årsmøtet..

Hvem kan delta?

Det er vanlig at alle medlemmer kan delta på årsmøtet hvis ikke organisasjonen er veldig stor. Noen organisasjoner med mange lokallag velger årsmøtedelegater, men da er organisasjonen såpass stort at det er upraktisk og dyrt at alle medlemmer kan møte.

Hvem har stemmerett?

Det vanligste er at alle ordinære medlemmer som har betalt medlemskontingent har møte-, tale- forslags- og stemmerett på årsmøtet. De som ikke er medlemmer eller ikke har betalt siste kontingent har ikke rett til å delta, men årsmøtet har anledning til å innvilge dem observatørstatus, noe som innebærer at de kan delta på møtet uten rettigheter. Årsmøtet kan også innvilge observatørene talerett hvis de ønsker det. Det er ikke vanlig å gi observatører forslagsrett. Å gi ikke-medlemmer stemmerett på årsmøtet vil være å undergrave organisasjonsdemokratiet. Gjester og innledere får vanligvis ikke tale- eller forslagsrett.

Hvordan skal det innkalles?

Det bør beskrives i vedtektene hva som er fristen for å sende ut innkalling til årsmøtet. Fristen beskriver når medlemmene skal motta innkalling, ikke når den skal sendes ut. I dag er det like vanlig å sende ut innkallingen på epost som via ordinær postgang. Det er viktig å ha et oppdatert medlemsregister sånn at alle medlemmer får innkallingen. Innkallingen skal beskrive tidspunkt, sted, hvilke saker som skal behandles i henhold til vedtektene, frist for å foreslå saker og hvem som kan kontaktes for spørsmål. Det er lurt å ha en frist for når folk skal melde seg på eller melde forfall.

Protokoll

De som fører referatet skal velges av årsmøtet sammen med to som skal undertegne protokollen i etterkant, for å sikre at protokollen er korrekt. Behandlingen av sakene følger samme oppskrift som vanlige møter, men det er ekstra viktig at den som skriver referat er nøye og får med seg alt som skjer på møtet. Det er ofte lurt å være to eller tre som skriver referat. De skriver så et referat sammen i etterkant. Alle vedtak må beskrives, samt hvem som har vært til stede.

 

Budsjett

Det er styret som er ansvarlig for den økonomiske driften av organisasjonen. Derfor er det viktig at styret har et bevisst forhold til budsjettet og hvor mye som er brukt av det. Styret trenger ikke diskutere budsjettet på hvert styremøte, men minst fire ganger i året – altså én gang i hvert kvartal – bør budsjettet være en sak på styremøtet. Da forklarer økonomiansvarlig/kasserer for hvordan dere ligger an i forhold til de målene som er satt i budsjettet.

Kanskje må budsjettet endres? Det er vanlig at styret en til to ganger i året endrer budsjettet. Det vil si at styret justerer de faktiske kostnadene og inntektene, for eksempel dersom det er brukt for mye penger på noe, slik at det må spares inn på andre poster. Kanskje har organisasjonen fått mer inntekter enn forventet? I så fall kan dere gjennomføre flere aktiviteter, og noen av de aktivitetene som dere ikke hadde råd til i det originale budsjettet vil kunne gjennomføres likevel.

Aktuelle lenker:

Frivillighet Norges organisasjonshåndbok

Fordelingsutvalgets økonomihåndbok

Regnskap

Regnskapet er en oversikt over hva organisasjonen har brukt pengene sine på. Der budsjettet viser hvor mye vi tror vi kommer til å bruke, viser regnskapet hvor mye vi faktisk har brukt. Regnskapet skal sørge for at dere har oversikt og kontroll over økonomien til organisasjonen. En hovedregel er at all økonomisk aktivitet skal føres i regnskapet. Det er flere grunner til at regnskap må føres. Den mest opplagte for mange er fordi skattemyndighetene krever det. Men for små organisasjoner er det like viktig å føre regnskap fordi man har nytte av det: det gjør det enklere å styre organisasjonen og ta avgjørelser fordi man vet hvordan økonomien er, og det gjør det enklere å ha tillit til hverandre fordi man vet at det ikke er mulig å misbruke organisasjonen økonomisk dersom det føres regnskap.

Aktuelle lenker:

Frivillighet Norges organisasjonshåndbok

Fordelingsutvalgets økonomihåndbok

 

Lover og regler

Finnes det noen organisasjonslov i Norge?

Nei, norsk lov regulerer ikke etablering og styring av frivillige organisasjoner. Frivillige organisasjoner er selveiende og styres i samsvar med de reglene – vedtektene – som organisasjonen selv lagde da den ble opprettet.

Dersom en organisasjon eier hus og/eller eiendom, er arbeidsgiver, har momspliktig omsetning eller liknende, må organisasjonen følge norsk lov på disse områdene.

Hvilke lover og regler bør vi som frivillig organisasjon kjenne til?

Det finnes ikke en egen organisasjonslov i Norge, men det er enkelte lover som gjelder også for frivillige organisasjoner. Den loven som har størst påvirkning på frivillige organisasjoner er aksjeloven.

Viktige punkter i aksjeloven frivillige organisasjoner bør kjenne til:

§ 6-12 Styret forvalter organisasjonen

Styret skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, organisasjonens planer og budsjetter, samt holde seg orientert om drift, økonomi og formuesforvaltning og påse at den er gjenstand for betryggende kontroll.

§ 6-13 Styrets tilsynsansvar

Styret skal ha tilsyn med daglig ledelse og med virksomheten for øvrig. Styret kan fastsette instruks for daglig ledelse – og bør absolutt gjøre det.

§ 6-19 til § 6-23 Styrets saksbehandling

  • Styret skal behandle saker på betryggende måte – som hovedregel i møte.
  • Årsregnskap, årsberetning, ansettelse av daglig leder og lønnsfastsettelse må behandles i møte
  • Styrebehandling ledes av styrets leder, vara eller en annen styret velger.
  • Daglig leder har rett OG plikt til å delta og til å uttale seg, med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak.
  • Styreleder har overordnet ansvar for at styre behandler de saker som hører under styret.
  • Daglig leder skal forberede sakene slik at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.
  • Styrebehandling skal varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist.
  • Eventuell styreinstruks.

§ 6-24 til § 6-26 Når kan styret fatte vedtak?

Når mer enn halvparten av styremedlemmene deltar i styrebehandlingen…

OG

de øvrige medlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen

§ 6-29 Styreprotokoll

Det SKAL føres styreprotokoll som viser at kravene til å fatte vedtak jfr. § 6-24 er oppfylt. Dersom vedtak ikke er enstemmig skal det oppgis hvem som er for og i mot. Alle som deltok i møtet skal som hovedregel signere protokollen

Søke om økonomisk støtte

Det finnes veldig mange støtteordninger som frivillige organisasjoner kan søke om støtte fra. Ta aldri for gitt at dere har "rett" på støtte. Pengene skal ofte fordeles på mange søkere og ofte har støtten et formål som støttemottakerne må oppfylle. For eksempel gir ikke Helsedepartementet støtte til strikkeklubben.

I Norge er det ofte en regel om at for å få støtte må organisasjonen være demokratisk. Det vil i praksis si at alle medlemmer har like rettigheter og alle medlemmer kan bli valgt til styret. Det finnes unntak, spesielt i barne- og ungdomsorganisasjoner, hvor f.eks. man må være 15 år gammel for å kunne velges til styret. Det godtas av og til og bare hvis det står tydelig i vedtektene.

Å skrive en god søknad

Les utlysningsteksten nøye. Kvalifiserer vi egentlig til denne støtteordningen? Det er "lov" og ikke å søke på alt. Ikke skriv søknaden i hui og hast, men bruk tid på hva dere ønsker å fortelle om organisasjonen. Beskriv nøye hva dere vil gjøre hvis dere får innvilget støtte, ha noen målbare mål som kan rapporteres på, lag et realistisk budsjett. For å lage et realistisk budsjett må dere undersøke hva ting egentlig koster, ikke bare synse. Vis at dere er en solid og seriøs organisasjon som vil forvalte pengene på en god måte. Ha på plass regnskaps- og revisjonsrutiner og undersøk om støtteordningen har ekstra krav til revisor.

Vedlegg til søknaden

Det er viktig å lese utlysningsdokumentet nøye for å finne ut hvilke edlegg som skal være med søknaden. Som oftest er de veldig spesifikke på hvilke dokumenter som MÅ være med. Oftest etterspør de vedtekter, regnskap for forrige år, budsjett og søknadsbrev. Noen ganger trengs stiftelsesdokument og protokoll fra forrige årsmøte.

Her finner du en oversikt over støtteordninger 

 

Momskompensasjon

Etter krav fra frivilligheten har Regjeringen opprettet en momskompensasjonsordning for frivillige organisasjoner..

Les om Frivillighet Norges politiske arbeid med ordningen her: Momskompensasjon

Søknad om momskompensasjon

Informasjon og søknadsskjema finnes på Lotteri- og Stiftelsestilsynets nettsider.

 

 

Skattefradragsordningen for gaver

Reglene for organisasjonenes innrapportering på gaver som gir rett til skattefradrag for giverne finner du her: regler
Rapport om organisasjonenes erfaringer med skattefradrag for gaver i 2013: rapport
Skatteetatens oversikt  som viser hvor mye de enkelte organisasjonene som deltar i ordningen mottok i gaver gjennom ordningen i 2013: Oversikt
Skatteetatens oversikt over organisasjoner som allerede er godkjent: liste

Søknad om å delta i ordningen

Søknad om å få delta i skattefradragsordningen for gaver må sendes til skatteetatens regionskontor i den regionen som moderorganisasjonen har sin hjemstedsadresse. Søknaden må inneholde:

  • Redegjørelse for at man ikke har erverv til formål (dvs. at formålet må være av ideell karakter. Det kan ikke være omsetning av varer eller tjenester som skal skape økonomisk overskudd som skal fordeles på eiere)
  • Redegjørelse for hvilken type aktivitet organisasjonen driver, og at denne faller inn under godkjente formål i skatteloven § 6-50 alternativ a) til f). Redegjørelse og dokumentasjon for at organisasjonen har nasjonalt omfang per 1. januar i året gaven mottas, f. eks. en beskrivelse av aktivitetens omfang og hvor aktiviteten utøves, antall medlemmer/givere og den geografisk utbredelse av disse. I kravet til nasjonalt omfang ligger det at aktiviteten må drives ut over det rent lokale, men det kreves ikke aktivitet i alle fylker. Antall medlemmer og den geografiske spredningen av disse vil også være indikasjoner på aktivitet og utbredelse av organisasjonen. Lokale organisasjoner tilknyttet en sentral sammenslutning som oppfyller vilkårene i skatteloven § 6-50, kan anses å ha nasjonalt omfang. Forutsetningen er at de lokale organisasjonene er bundet av den sentrale sammenslutningens vedtekter om formål. Det er videre en forutsetning at det er sammenslutningens sentrale ledd som fører regnskap over mottatte gaver og som gir de nødvendige opplysninger elektronisk til Skattedirektoratet.
  • For stiftelser: Dokumentasjon på at stiftelsen mottar offentlig støtte i det år gaven er mottatt
  • Vedtekter, herunder formålsbestemmelse samt en oppløsningsbestemmelse om at overskytende midler ved ev. oppløsning skal tilfalle tilsvarende godkjent formål
  • Årsregnskap og årsberetning

 

 

 

 

Vedtekter

Revidering av vedtektene

Ettersom organisasjonen utvikler seg kan det være nødvendig å endre enkelte paragrafer i vedtektene. Når dere reviderer vedtektene, er det også lurt å sette ned en liten gruppe. Det er lurt å gå gjennom vedtektene for eksempel hvert tredje eller fjerde år. Målet er ikke nødvendigvis å endre dem, men å se om de fungerer slik dere hadde tenkt.

Formell endring av vedtekter

Det er bare årsmøtet som kan endre vedtektene. Det bør beskrives i vedtektene hvordan endringene skal skje. Siden vedtektene er organisasjonens "grunnlov" bør det være et overbevisende flertall. Som oftest betyr det at de skal skje med 2/3 flertall, det vil si at 2/3 av de som er på årsmøtet og har stemmerett må stemme for et forslag til endring av vedtektene for at det skal bli vedtatt. De nye vedtektene trer i kraft etter at årsmøtet er ferdig.

Før årsmøtet bør det være en frist for å komme med forslag til endringer i vedtektene. Alle medlemmer skal ha forslagsrett, men det er ofte lurt at styret selv tar initiativ til endringsforslag også. Styret bør innstille til årsmøtet om endringsforslagene bør vedtas eller ikke.

 

Årsmelding

Hva er årsmelding?

En årsmelding er styrets rapport til årsmøtet som sier hva som har skjedd i organisasjonen det siste året. Dere kan velge om årsmeldingen skal gå fra kalenderår til kalenderår eller om den skal gå fra årsmøte til årsmøte.

Hvorfor skal vi ha det?

Årsmeldingen forteller nye og gamle medlemmene hvilke aktiviteter organisasjonen har hatt og hva styret har arbeidet med. De som ikke deltar i aktivitetene, men bare kommer på årsmøtene, får mulighet til å lese om det som har skjedd. Kanskje blir de inspirerte til å være mer aktive? Medlemmene får også mulighet til å stille spørsmål til de prioriteringene styret har gjort. Det betyr ikke at de er misfornøyde med den jobben som er gjort. Det er vanlig og naturlig å diskutere arbeidet man har gjort forrige år for å kunne gjøre en enda bedre jobb neste arbeidsår. Årsmeldingen skal ofte legges ved søknader om økonomisk støtte eller søknad om medlemskap i paraplyorganisasjoner.

Hva må den inneholde?

Det er lurt å ta utgangspunkt i fjorårets arbeidsplan når dere skal skrive årsmelding. Da ser dere lett hva dere har gjennomført og hva dere ikke har gjennomført av de planene dere la i fjor.

Årsmeldinger inneholder vanligvis:

  • Protokoll eller sammendrag av protokoll fra forrige årsmøte
  • Oversikt over hvem som sitter i styret
  • Oversikt over hvem som har andre verv i eller for organisasjonen
  • Referatene eller sammendrag av referatene fra styremøtene
  • Kort informasjon om arrangementer organisasjonen har avholdt eller deltatt på
  • Forklaring på hvorfor man ikke har gjennomført ting som står i arbeidsplanen

Se også Fordelingsutvalgets forslag til mal for årsmelding/årsrapport: forslag til mal (eksternt word-dokument)