Høringssvar om forslag til felles definisjoner og krav til dokumentasjon for tellende medlem og tellende lokallag

Høringssvar om forslag til felles definisjoner og krav til dokumentasjon for tellende medlem og tellende lokallag

Dette høringssvaret om forslag til felles definisjoner og krav til dokumentasjon for tellende medlem og tellende lokallag i statlige tilskuddsordninger for frivillige organisasjoner ble sendt til Kulturdepartementet den 1. mars 2016.

Frivillighet Norge er et interessepolitisk samarbeidsforum for frivillige organisasjoner med ca. 300 medlemmer som har ca. 50 000 lokale lag og foreninger over hele landet.

Frivilligheten er en hjørnestein i et levende demokrati og i velferdssamfunnet. Det er viktig at myndighetene gir frivillige organisasjoner større handlingsrom og bedre rammebetingelser. Forenkling og avbyråkratisering er en viktig del av dette arbeidet. Frivillighet Norge er derfor positive til at regjeringen har tatt initiativ til å forenkle egne tilskuddsordninger ved å erstatte allerede innførte definisjoner for tellende medlem og tellende lokallag med nye felles definisjoner og krav til dokumentasjon. Det er viktig for Frivillighet Norge å understreke at vi støtter innføringen av nye, felles definisjoner fordi de erstatter allerede eksisterende definisjoner i statlige tilskuddsordninger. Det er viktig at organisasjonene som ikke benytter ordningene som listes opp fortsatt skal kunne benytte egne begreper og definisjoner, og at også organisasjoner som søker støtte står fritt til å operere med sine egne definisjoner ved siden av det offentliges krav til "tellende medlem" og "tellende lokallag".

Implementering av nye felles definisjoner og krav til dokumentasjon i statlige tilskuddsordninger

I flere av støtteordningene skal organisasjonene levere grunnlagstall fra 2 år før søknadsåret. Det vil derfor i noen tilfeller ta 3-4 år før grunnlagstallene oppfyller de nye definisjonene og krav på dokumentasjon. Frivillighet Norge ber om at det etableres overgangsordninger i dialog med de som benytter de berørte tilskuddsordningene.

Om kravet til dokumentasjon på adresse til tellende medlem i statlige tilskuddsordninger (4.1)

I forslaget til krav til dokumentasjon av tellende medlem står det at medlemsregisteret skal inneholde adresse. Kontaktinformasjonen som de fleste organisasjoner lagrer i dag er den informasjonen de trenger for å kommunisere med sine medlemmer. I noen organisasjoner foregår denne kontakten per post, mens den i andre organisasjoner skjer elektronisk. Frivillighet Norge ber derfor om at elektronisk adresse godtas som adresse. Videre mener Frivillighet Norge at organisasjonene ikke kan holdes ansvarlige for at enkeltmedlemmer har oppgitt en adresse som ikke samsvarer med Folkeregistret adresse ved en eventuell kontroll. Det vil være svært ressurskrevende for organisasjonene å kontrollere bostedsadressen til sine medlemmer utover å sjekke at egne henvendelser til medlemmene blir besvart. Det bør vurderes om dokumentasjonskravet om fødselsår bare gjøres gjeldene for barne- og ungdomsorganisasjonene. For de øvrige organisasjonene burde det være tilstrekkelig å oppgi adresse som dokumentasjon.

Om demokratiske rettigheter ved fylte 15 år (4.1.)

Frivillighet Norge foreslår å fjerne parentesene i "(etter fylte 15 år)" i og med dette kravet ikke bare gjelder for barne- og ungdomsorganisasjoner.

Om minimumskontingenten på 50 kroner (4.1.)

Frivillighet Norge støtter minimumskontingenten på 50 kroner for å samkjøre kravene til tellende medlem i de statlige tilskuddsordningene. Dersom det skulle vise seg at kontingenten forhindrer personer med anstrengt økonomi å melde seg inn i frivillige organisasjoner kan det imidlertid bli nødvendig å utarbeide ordninger som motvirker dette på et senere tidspunkt.

Om tellende lokallag (4.2)

For mange organisasjoner fungerer fylkeslaget i organisasjonen både som fylkeslag og som lokallag for deler av fylket. Eksempelvis kan en forening ha lokallag i Sarpsborg, Moss og Halden, men ikke i Fredrikstad og Råde. Fylkeslaget Østfold vil da fungere som lokallag for medlemmene fra Fredrikstad og Råde, samtidig som det vil fungere som fylkeslag for alle medlemmene i Østfold. Vi ber departementet om å endre definisjonen av tellende lokallag ved å føye til setningen "Fylkeslag regnes som tellende lokallag for de medlemmene det fungerer som lokallag for, uavhengig av om fylkeslaget i andre deler av fylket ikke fungerer som lokallag fordi det finnes lavere organisasjonsnivåer".

Om årsmøtereferatkravet som dokumentasjon på tellende lokallag i statlige tilskuddsordninger (4.2)

Et krav om årsmøtereferat forutsetter at organisasjonen avholder årsmøte hvert år. Dette er ikke nødvendigvis tilfellet, slik at premisset "Årsmøtereferatet er et dokument som uansett blir utarbeidet i lokallagene årlig" ikke er riktig. De aller fleste lokallag leverer imidlertid en eller annen form for årsrapport til sentralleddet. Frivillighet Norge ber departementet om å liste opp de opplysningene støtteforvalterne trenger (eksempelvis navn på styreleder, budsjett og fjorårets regnskap) slik at organisasjoner kan sørge for at disse opplysningene er inkludert i lokallagenes årsrapporter. Frivillighet Norge mener likevel at det bør være mulig å benytte årsmøtereferat som dokumentasjon for de organisasjonsleddene som foretrekker dette, under forutsetning av at årsmøtereferatet inneholder de opplysningene som kreves.

Bruk av særattestasjon (4.3)

Frivillighet Norge er positive til regjeringens forslag om å gjøre det mulig å bruke samme særattestasjon i forskjellige ordninger. Frivillighet Norge mener at særattestasjon skal kreves så sjeldent som mulig fordi det påfører organisasjonene svært høye kostnader. 

Implementering i hele staten

Frivillighet Norge forutsetter at Kulturdepartementet følger opp sitt eget forenklingsarbeid og sørger for at de felles definisjonene i statlige tilskuddsordninger blir tatt i bruk i alle ordningene som er listet opp. Videre er det viktig å følge opp at ulike støtteforvaltere fortolker definisjonene på samme måte.

Implementering på lokalt plan

Når det gjelder definisjonene av tellende medlem og tellende lokallag ber Frivillighet Norge Kulturdepartementet om å jobbe for at disse definisjonene skal benyttes også i lokale tilskuddsordninger slik at forenklingen gjør seg gjeldende på samtlige forvaltningsnivåer. Vi vil understreke at dokumentasjonskravene må tilpasses til ordningens behov, og ikke kan brukes overfor lokallag. Det vil for eksempel være lite hensiktsmessig for en kommune å kreve særattestasjon fra revisor på at antall medlemmer i et lokallag er riktig.

Økt effekt med ferdigstilt Frivillighetsregisteret

Felles definisjoner av tellende medlem og tellende lokallag i statlige tilskuddsordninger vil få økt effekt dersom Frivillighetsregisteret ferdigstilles med tredjesifferkategorier. Det bør bli mulig for organisasjoner å registrere godkjent antall tellende medlemmer og tellende lokallag i Frivillighetsregisteret, slik at hver enkelt tilskuddsforvalter kan innhente denne informasjonen fra registeret. Videre kan utlysningen av tilskudd avgrenses ved hjelp av tredjesifferkategorier. Dette

åpner for at organisasjoner som står i Frivillighetsregisteret kan få opp en liste over hvilke tilskuddsordninger de kan søke på. Det vil være en reell forenkling både for store og små frivillige organisasjoner.

Avslutning

Frivillighet Norge vil understreke at vi støtter regjeringens forenklingsarbeid og stiller gjerne på møte med departementet for å utdype våre innspill.