Veileder for frivillige organisasjoner som skal hente inn politiattester

I denne veilederen forteller vi deg hvilke regler som gjelder for politiattester i frivillige organisasjoner og noen tips om hvordan din organisasjon bør jobbe med politiattester.

Frivillige organisasjoner har anledning til å hente inn begrenset politiattest for sine ansatte og frivillige som jobber med barn. Det kan være aktuelt både for organisasjoner som jobber med barn selv, for eksempel idrettslag og 4H, og for organisasjoner som er på arenaer der politiattest er aktuelt, for eksempel asylmottak.

I denne veilederen forteller vi deg hvilke regler som gjelder for politiattester i frivillige organisasjoner og noen tips om hvordan din organisasjon bør jobbe med politiattester. Forslagene til rutiner er generelle og må tilpasses den enkelte organisasjon.

Hvordan blir organisasjonen trygg for alle?

Frivillige organisasjoner ønsker å være trygge arenaer for sine medlemmer og frivillige. En aktiv og bevisst holdning til åpenhet, gode rutiner og rom for å snakke om problemer før de oppstår er sentralt for å forhindre overgrep.

En frivillig organisasjon må ikke hente in politiattester, men har fått anledning til det og kan vedta at det er hensiktsmessig. Det er i så fall snakk om en begrenset attest (barneomsorgsattest), og behovet skal begrunnes i hvert enkelt tilfelle.

Et vedtak i organisasjonen om å hente inn politiattester må være en del av et større arbeid for å skape en trygg organisasjon og drive forebyggende arbeid. Politiattester kan virke forebyggende og medføre at potensielle overgripere lar være å engasjere seg i organisasjonen, men en politiattest uten merknad er ikke en garanti mot overgrep. De fleste overgrep bli ikke anmeldt, og få anmeldelser ender med dom.

Frivillige organisasjoner er organisert på ulike måter. Overgrep skjer ikke bare i relasjonen voksen-barn, men dessverre også mellom unge. Forebyggende arbeid kan være vel så hensiktsmessig som politiattest i organisasjoner hvor aldersforskjellen mellom ansvarspersoner og deltakere er liten.

Tips:
  • Sørg for at organisasjonen har kompetanse på forebyggende arbeid og driver veiledning i og oppfølging av dette, for eksempel ved bruk av LNUs materiell Trygg og tilstede.

Hvem kan politiattest hentes inn fra og hvordan søker man om politiattest?

Ifølge Politiregisterforskriften § 34-1 kan frivillige organisasjoner hente inn avgrenset politiattest fra ”personer som, lønnet eller ulønnet, utfører eller skal utføre oppgaver for organisasjonen som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller personer med utviklingshemming”. Personene det skal hentes attest fra, må være over 15 år.

Det er personens faktiske oppgaver som avgjør om personen kan avkreves politiattest, ikke tittelen på vervet eller jobben. Organisasjonen må bekrefte behovet for politiattest på eget skjema som legges ved den enkeltes søknad.

Tips:
  • Organisasjonen bekrefter formålet med politiattest med skjemaet ”Bekreftelse på formål”, som legges ved enkeltsøknader: https://www.politi.no/vedlegg/skjema/Vedlegg_3473.pdf
  • Hver enkelt søker om politiattest elektronisk via lenke til ”elektronisk søknad om politiattest” på Politiets sider (innlogging via MinID, BankID, Buypass eller Commfides)
  • Det går også an å søke per papir med skjema "søknad om politiattest".

Hva står i politiattesten?

Politiattesten er en barneomsorgsattest og opplyser om seksualforbrytelser mot barn eller voksne, drap, narkotikaforbrytelser (med tidsbegrensning) og grov volds- eller ranskriminalitet, ref Politiregisterloven § 39. Ingen andre straffbare forhold kommer fram på attesten.

Attesten blir sendt til den enkelte, som viser den fram for organisasjonen. Ifølge personvernloven er det ikke lov for organisasjonen å oppbevare politiattester, siden den bare inneholder korrekt informasjon på nåværende tidspunkt. Den må derfor enten slettes eller oppbevares av den enkelte.

Tips:

Taushetsplikt og informasjonssikkerhet

En politiattest er en utskrift fra politiets registre som inneholder sensitive personopplysninger og er et taushetsbelagt dokument. Organisasjonen bør peke ut en person med ansvar for å hente inn politiattester. Vedkommende har taushetsplikt, og organisasjonen skal sikre opplysningene, så de ikke kommer på avveie.

Tips:

Eksempel på rutine for innhenting av politiattest

  1. Ansvarlig organisasjonsledd går gjennom organisasjonens aktiviteter for å kartlegge hvilke verv og oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller personer med utviklingshemming. Vurder hvilke oppgaver som setter en person i en posisjon hvor det er mulig å begå overgrep.
  2. Alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver der kartleggingen vurderer at politiattest er nødvendig, avkreves dette. Det opplyses om behovet for politiattest i alle relevante stillingsutlysninger.
  3. Organisasjonen inkluderer vedtaket om politiattest i vedtektene.
  4. Organisasjonene utarbeider rutiner for hvordan politiattester med anmerkninger skal håndteres, som bør inneholde følgende: a)Personer som ikke ønsker å fremvise attest, kan ikke inneha ovennevnte verv og/eller oppgaver før politiattest uten merknad er fremlagt. b)Hvis en person er avkrevd politiattest med samme straffebud i en annen sammenheng og denne attesten ikke er eldre enn ett år, kan denne attesten fremvises. c) Ved flytting kreves ny politiattest. d)Det bør opplyses om at man har klagerett til politiet om man er uenig i hva som er tatt med i attesten.
  5. Organisasjonen lager en beredskapsplan for hvordan politiattest med merknad skal håndteres.
  6. Organisasjonen utnevner en sentral kontaktperson for politiattester og gjør vedkommendes kontaktinformasjon lett tilgjengelig.
  7. En person med vara oppnevnes som ansvarlig for innhenting og registrering av politiattester i hvert ansvarlige organisasjonsledd.
  8. Informasjon om rutinene og hvorfor organisasjonen innhenter politiattester gjøres lett tilgjengelig for alle. Informasjonen tas jevnlig opp på fellesmøter og gis til alle nye medlemmer.

Eksempel på rutine for lokal politiattestansvarlig

  1. De som skal avkreves politiattest får beskjed, og skjema for innhenting gjøres lett tilgjengelig.
  2. Organisasjonen bekrefter behovet for politiattest på eget skjema, som skal legges ved den enkeltes søknad.
  3. Den enkelte søker fyller ut de feltene som forutsettes utfylt av søker og leverer søknad til politiet, enten elektronisk eller per post.
  4. Søkeren får tilbake en attest i digital postkasse eller per post, som enten har intet å bemerke eller som inneholder merknader. Også denne vil bli sendt søkeren. Søkeren kan sjekke status på søknaden sin via Politiets hjemmesider.
  5. Returnert skjema eller politiattest vises personlig fram til politiattestansvarlig. Hvis det ikke er mulig, kan skjema/politiattest sendes per post eller epost etter avtale. Politiattestansvarlig må innen kort tid etter at skjema/politiattest er mottatt, registrere at skjema/politiattest er fremvist og returnere den per post eller slette eventuell epost.
  6. Attesten lagres ikke, men den ansvarlige fører en liste over de som har blitt avkrevd politiattest og tidspunkt for når denne ble vist fram. Denne listen oppbevares på et forsvarlig sted.
  7. Opplysninger fra politiets registre er underlagt taushetsplikt. Den ansvarlige og vara har ansvar for at informasjon de tilegner seg ikke kommer på avveie.

Eksempel på rutine når det er fremvist en politiattest med merknad

En politiattest med merknad betyr at personen på et tidspunkt er domfelt eller for tiden er siktet/tiltalt for seksualforbrytelser mot barn eller voksne, drap, narkotikaforbrytelser (med tidsbegrensning) og grov volds- eller ranskriminalitet, ref Politiregisterloven § 39.

  1. Ansvarlig organisasjonsledds kontaktperson kontaktes for veiledning. Veiledningen baseres på organisasjonens beredskapsplan.
  2. Opplysninger fra politiets registre er underlagt taushetsplikt. Den eller de som får kjennskap til politiattesten med merknad, skal behandle kunnskapen i overensstemmelse med lovverket.

Mer informasjon:

Veilederen ble utarbeidet av Frivillighet Norge i 2009 og revidert i 2016.