Digitale verktøy til å kunne jobbe effektivt hjemmefra

Disse ressursene (hvorav de fleste er gratis) er tilgjengelig gjennom Techsoup Norge, som er en del av Frivillighet Norge og har som formål å formidle programvaredonasjoner til frivillige organisasjoner. Disse løsningene kan implementeres relativt raskt, med liten eller ingen ekstern IT-support.

Kommunikasjonsløsninger for ansatte som jobber hjemmefra

De fleste organisasjoner har nå skybasert e-post, f.eks. Office 365 og G-mail. Hvis du bruker enten Office 365 Nonprofit eller G Suite for frivillige organisasjoner, har dere allerede gode forutsetninger for å jobbe hjemmefra. Begge løsninger har gode kommunikasjons- og samarbeidsfunksjoner som du enkelt kan aktivere.

• Office 365 brukere: Microsoft teams

Microsoft Teams er inkludert i alle Office 365 Business- og Enterprise-lisenser og kan brukes til:
· Samarbeide i dokumenter
· Deling av filer
· Chat med kollegaer eller spesifikke grupper
· Holde møter
· Opprette kanaler til spesifikke arbeidsgrupper - som kan inneholde dokumentlagring, chatfunksjonalitet og delte noter

Hvis du vil vite mer om Teams og hvordan man laster ned og bruker det, har TechSoup Courses et gratis kurs om hvordan man bruker Microsoft Teams i Digital Skills Center:
· Introduksjon til Microsoft Teams
Microsoft har også nylig offentliggjort et blogginnlegg om hvordan bruke Teams i denne utfordrende tiden.

• G Suite for frivillige organisasjoner

Hvis du allerede bruker Nonprofit G Suite Basic, har Google nettopp annonsert at de gjør Google Hangouts Meet's premium-funksjonalitet gratis frem till 1. juli.

Muligheter for ikke-brukere av Office 365 eller G Suite, som kan tas i bruk raskt og enkelt

• Zoom er en video- og lydkonferanseplattform, som muliggjør både enkle online møter og gruppemeldinger. Ansatte kan delta i Zoom-møter både fra mobile enheter og bærbare eller stasjonære data. Det er mulig å holde større videokonferanser med flere hundre deltakere, i tillegg finnes det en avstemningsfunksjon som kan brukes ved avstemning under årsmøter.
• Workplace fra Facebook er en annen mulighet, som er gratis for frivillige organisasjoner. Det ligner på en intern Facebook bare for deg, dine ansatte og frivillige, men det er i en egen applikasjon separat fra din personlige Facebook-konto. Workplace er designet for å hjelpe teams med å kommunisere, dele og treffe beslutninger sammen i et sikkert og privat rom på nett, som er uavhengig av de plattformene du bruker til e-post og dokumentlagring.

Dokumenthåndtering og samarbeid

Å jobbe hjemmefra innebærer at ansatte må ha mulighet til å enkelt kunne dele og redigere dokumenter som er viktig for å få prosjekter utført selv om man ikke befinner seg på kontoret. Hvis du allerede har Office 365 eller Google for frivillige organisasjoner, har disse løsningene innebygd dokumentlagrings- og samarbeidsverktøy som kan aktiveres.

• Office 365-brukere Office 365 leveres med mange muligheter for oppbevaring og deling av sky-dokumenter. Du kan også ta i bruk OneDrive, som er et online mappesystem til fillagring. Dette kan være nyttig, hvis du prøver å sikre at du har adgang til de dokumentene og filene du har bruk for, for å kunne jobbe hjemmefra.
• G Suite til frivillige organisasjoner Både G Suite-brukere og de som ikke bruker G Suite, kan få tilgang til gratis Google til frivillige organisasjoner. Google Drive Basic, en businessversjon av Google Drive gir deg muligheten for å sette delings- og adgangstillatelser. Dette kan brukes av enhver organisasjon og det er en rask måte å opprette et dokumentlager i skyen.
• Box er en annen god mulighet for små organisasjoner (som har bruk for 10 eller færre lisenser), som ønsker at flytte dokumenter raskt opp til skyen. Box er relativt lett å få satt opp, men hvis du har bruk for hjelp finnes det muligheter Box Coaching Corps er tilgjengelig for å kunne hjelpe små organisasjoner som ønsker å opprette Box.

Adgang og tillatelser

Ved bruk av enhver dokumentoppbevarings- og samarbeidsløsning, bør organisasjonen bruke litt tid til å tenke over hvilken adgang og tillatelser som gis på de forskjellige mappene, spesielt hvis organisasjonen behandler sensitiv data som omfattes av gjeldende personvernlovgivning.

Kom i gang

Besøk Techsoup Norge for mer informasjon om de ulike verktøyene som er tilgjengelig for frivillige organisasjoner. Om organisasjonen ikke er registrert hos oss, kan dere registrere dere her.