Informasjon om koronaviruset til våre medlemsorganisasjoner

Kartlegge konsekvensene for Frivillighet Norges  medlemsorganisasjoner

Vi er i kontakt med Kulturdepartementet (oppdatert 30. mars) om hvordan koronavirusepidemien påvirker frivillige organisasjoner, både praktisk og økonomisk, og jobber med å kartlegge konsekvensene for  Frivillighet Norges medlemsorganisasjoner.

• Se Regjeringens strakstiltak for å dempe de økonomiske virkningene av koronaviruset. (13. mars)
• Se Kulturdepartementets pressemelding om at frivillige organisasjoner får beholde statlige tilskudd, selv om aktiviteter må avlyses som følge av smitteverntiltak. (14. mars)
• Se Stortingets enighet om økonomisk krisepakke. (16. mars)
• I forbindelse med smittevernsituasjonen har Frivillighet Norge sammen med KS utarbeidet 8 praktiske tips til kommuner om samarbeid mellom frivillig og kommunal sektor. (17. mars)
• Se regjeringens forslag til kompensasjonsordninger til kultur, frivillighet og idrett. (18. mars)
• Se Kulturdepartementets oversikt over tiltak for å møte sviktende inntekter i kulturlivet, idretten og frivillig sektor på grunn av koronavirus. (27. mars)
• Her er Frivillighet Norges Høringsinnspill til Kulturdepartementet om kompensasjonsordning for kultur, idrett og frivillighet (sendt 27. mars)
• Frivillighet Norge har sammen med Norges idrettsforbund og Den Norske Turistforening sendt innspill til arbeidet med en kontantstøtteordning for å dekke en andel av uunngåelige kostnader for bedrifter som har inntektstap som følge av koronasituasjonen. Målet er å sikre at ordningen blir mulig å benytte også for frivillige organisasjoner som har faste uunngåelige kostnader (sendt 31. mars)

Det er viktig for oss å formidle til myndighetene at når mange frivillige organisasjoner må avlyse og utsette aktivitet på grunn av smittefare, vil det få store økonomiske konsekvenser for organisasjonene. Vi prioriterer dette høyt i vårt politiske arbeid den nærmeste tiden.

Har din organisasjon spørsmål om håndtering av koronavirussituasjonen  eller innspill til Frivillighet Norges  arbeid, kan dere ta kontakt på  post@frivillighetnorge.no. Merk med emnefelt «Koronavirus».

Korona-fond og støtteordninger for frivilligheten

Koronasituasjonen har økonomiske konsekvenser for hele samfunnet, inkludert frivilligheten. Frivillighet Norge samler her en oversikt over utvidete eller ekstra støtteordninger i forbindelse med Koronakrisen.

Hva skal vi gjøre med planlagte møter og større arrangementer?

(Oppdatering 25. april) Kultur- og likestillingsminister Abid Raja presenterte på en pressekonferanse lørdag 25. april at arrangementsforbudet forlenges til 1. september der hvor det er mer enn 500 deltakere. For arrangement under 500 deltakere vil det komme en beslutning torsdag 30. april.

Oppdatering 30. april)

Fra og med 7. mai kan organisasjoner arrangere samlinger med inntil 50 personer dersom:

1. deltakerne holder minst 1 meter avstand, og andre råd og anbefalinger om smittevern overholdes
2. arrangementet skjer på offentlig sted, f.eks. i et forsamlingslokale, på en skole eller utendørs
3. organisasjonen er ansvarlig arrangør, noe som betyr at den har oversikt over hvem som er til stede og sørger for at rådene om avstand og smittevern følges

Rådene om å unngå reiser og kontakt med andre mennesker innebærer i praksis  at de mange av aktivitetene til frivillige organisasjoner må avlyses, utsettes, eller gjennomføres digitalt. Både større  fysiske  samlinger, arrangementer og årsmøter,  og mindre lokallagsmøter, sentralstyremøter og samlinger, er rammet. For mindre møter kan nettbaserte møteløsninger som (Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom, etc.) utfylle behovene til grunnleggende deltakelse og møteledelse.

For større arrangementer (over 30 deltakere) som involverer registrering, avstemming og  talelister (særlig muligheten for anonym avstemming), utforsker Frivillighet Norge mulighetene og vil komme tilbake med spesifikke råd og/eller løsninger.  Når det gjelder de mindre formelle aktivitetene  i tida framover oppfordrer vi til kreativitet rundt alternative,  digitale  løsninger.

Les også  Folkehelseinstituttets generelle råd til befolkningen.

Lovlig gjennomføring av årsmøter

Mange organisasjoner har planlagt årsmøter i tiden som kommer. På bakgrunn av rådene fra myndighetene er det flere problemstillinger som kommer opp og flere har spurt oss i Frivillighet Norge om råd.

En del organisasjoner har vedtekter som fastslår at årsmøter (i noen organisasjoner heter det landsmøte eller generalforsamling) skal skje ved fysisk oppmøte.

23. mars 2020 sendte regjeringen forskrift om unntak fra reglene om fysisk møte mv. I aksjeloven og allmennaksjeloven, samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven med hjemmel i konornaloven på høring. Høringsfristen var 24. mars og blant annet Brønnøysundregistrene, Regnskap Norge og Revisorforeningen er enig i de foreslåtte endringene. Forskriften ble vedtatt i statsråd 27. mars og er nå trådt i kraft.

Det er ingen egen lov som regulerer drift av frivillige organisasjoner, derfor er det ikke noen egen forskrift med unntak for frivillige organisasjoner. Stiftelser reguleres av stiftelsesloven, men de fleste frivillige organisasjoner er organisert som foreninger. I Frivillighet Norges arbeid med godt styrearbeid har prinsippet i flere år vært at aksjeloven er en rettesnor for god drift av foreninger. Det vil si at aksjelovens bestemmelser også gjelder for foreninger, der disse bestemmelsene passer. Vi legger dette til grunn også nå og mener derfor at disse nye forskriftene åpner for at frivillige organisasjoner kan avholde styremøter og årsmøter uten fysisk oppmøte.

Organisasjoner kan avholde digitale styremøter hvis styreleder bestemmer det, og digitale årsmøter hvis styret bestemmer det. Styret kan også selv bestemme hvordan årsmøtet skal gjennomføres uavhengig av hva som er vedtektsfestet, så lenge deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte

Her følger en omtale av det som står om styremøter og årsmøter i forskriften:

Styremøter

Forskriften §3 (1) fastsetter at styrets leder kan beslutte at styret skal behandle og avgjøre enhver sak i telefon- eller videomøte, skriftlig eller annen betryggende måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Alle styremedlemmer skal så vidt mulig få delta i en samlet behandling av de saker som behandles.

Forskriften §3 (2) fastsetter at hvis styrets behandling skjer i fysisk møte, kan ethvert styremedlem, daglig leder og andre med rett/plikt til å møte kreve å få delta per telefon eller video eller annen betryggende måte uten å være fysisk til stede.

Årsmøter

Forskriften §4 (1) fastsetter at styret kan beslutte at generalforsamling skal holdes helt eller delvis uten fysisk møte, herunder ved bruk av telefon- eller videomøte eller på annen betryggende måte.

Forskriften § 4 (2) fastsetter at styret skal sørge for at alle aksjeeiere kan delta og stemme, og at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på betryggende måte. Styret kan fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelsen og stemmegivningen, herunder forhåndsstemming uten at det er vedtektsfestet.

Forhold til andre vurderinger

LNU (20. mars) og Norsk Musikkråd har på bakgrunn av et notat fra Nordhus & Aarø (15. mars) vurdert at man bare kan avholde årsmøte digitalt hvis vedtektene ikke krever fysisk møte. Dette notatet tar ikke høyde for den nye forskriften som nå er vedtatt.

Hvilke løsninger finnes for digitale møter og samhandling?

Frivillighet Norge anbefaler vanligvis ikke enkelte leverandører av tjenester, men vi ønsker å vise frem alternativer vi vet fungerer godt. I en situasjon med mye usikkerhet og mye nytt i hverdagen kan det også være et viktig argument å bruke et system som de som skal ha praktisk ansvar for gjennomføringen kjenner og er komfortable med.

For gjennomføring av videokonferanser har Frivillighet Norge erfaring med Zoom (som kan ha opptil 1000 deltakere), Teams (som kan ha opptil 250 deltakere og Whereby (som kan ha opptil 50 deltakere). Alle tre har gode hjelpesider på nett og det anbefales å se på dem før dere tar et valg.

• Zoom sine hjelpesider
• Teams sine hjelpesider
• Whereby sine hjelpesider

Når man tar i bruk nye digitale hjelpemidler er det viktig at man vurderer sine krav til personvern og om de tjenestene man velger oppfyller de kravene.

Vår erfaring er at disse tre plattformene fungerer bra for gjennomføring av videokonferanse. Hvis du i tillegg skal ha avstemming kan du bruke appen Polly eller Forms i Teams for å sikre at alle kan stemme anonymt, men at det kun er deltakerne som får stemme og at de kun få stemme en gang hver. Vi vurderer fortsatt hvordan man kan løse dette på en enkel måte i Zoom og Whereby.

I tillegg har LNU anbefalt GoPlenum som en helhetlig løsning for gjennomføring av digitale møter. Flere bruker også Google Hangout Meet.

Techsoup.no tilbyr både Zoom og Microsoft Office 365 med Teams til reduserte priser til frivillige organisasjoner.

Tek.no har også en test av hva som er den beste tjenesten for videokonferanse.

Praktiske tips for gjennomføring

På samme måte som ved fysiske møter er det en del praktiske ting det er viktig å vurdere ved gjennomføring av digitale møter.

Som på fysiske møter må dere sørge for at kun de med adgang til møtet deltar. Mens man på et vanlig møte har en registrering i møtelokalet har man ved å bruke digitale plattformer mulighet til å begrense deltakelse til dem som har en invitasjon, og at arrangør må slippe deltakerne inn i det digitale rommet før møtet starter. Vi anbefaler at en person for ansvaret for dette.

Hvis dere har en streng praksis angående hvem som får delta, kan dette ivaretas i det digitale rommet gjennom at dere også hele tiden har oversikt over hvem som deltar og hvor mange som har stemmerett. I noen organisasjoner er det vanlig å også ha observatører til stede på årsmøtet. Dette kompliserer gjennomføringen, men en løsning kan være å si at alle deltakere uten stemmerett må sette en “O” før navnet sitt slik at ordstyrer kan kjenne dem igjen. For å sikre at det kun er de med stemmerett som faktisk stemmer kan man si at alle avstemminger gjøres helt på slutten av møtet og at alle observatører må forlate møtet før voteringen gjennomføres.

Hvis dere synes det er lettere å gjennomføre med delegatnummer kan det også gjøres ved at alle endrer navnet sitt til å være “delegatnummer” – “navn".

Ved gjennomføring av digitale møter er det enda viktigere at det kun er en person som snakker om gangen. Vi anbefaler derfor at man oppfordrer alle til å “mute” mikrofonen når møtet pågår og kun skru den på når du skal snakke. Selv lave lyder blir forsterket og sendt til alle deltakere.

Den enkleste måten å holde oversikt over hvem som skal få ordet er at alle skriver i chatten når de ønsker innlegg (delegatnummer – navn ønsker innlegg). For at det skal være oversiktlig for den som styrer ordet bør annen aktivitet i chatten begrenses så mye som mulig. Det vil også være lettere å holde oversikt hvis det bare er mulig å tegne seg til innlegg og at man ikke åpner for replikk. Hvis dere ønsker å gjennomføre møter med åpning for replikk krever det enda mer av den som styrer ordet og det bør derfor muligens være to personer som gjør denne jobben.

Vår erfaring med Teams er at det ikke alle alltid har tilgang til chatten, dette kan være et problem i andre plattformer også, så det bør hele tiden være mulig å tegne seg til innlegg ved hjelp av e-post eller sms til ordstyrer/medhjelper.

Til sist er det som alltid viktig å tenke på hvordan man best kan legge til rette for at personer med forskjellige funksjonsnedsettelser kan delta på lik linje med alle andre. Vårt råd her er å være åpne om at man kan tilrettelegge og hvis noen ønsker det så prøver dere sammen å finne en så god løsning som mulig.

Hva skal vi gjøre som arbeidsgiver?

Sekretariatene i frivillige organisasjoner er omfattet av de samme reglene som andre ansatte. Du finner oppdaterte råd til arbeidsgivere på  Folkehelseinstituttets nettsider, på  Arbeidstilsynets nettsider, og på Virkes nettsider.

Hva skal vi gjøre med planlagte reiser?

Helsemyndighetene fraråder alle reiser som ikke er strengt nødvendige i tiden som kommer. Les mer på  Folkehelseinstituttets nettsider, og på  Utenriksdepartementets nettsider.

Oppfølging av frivillige og tilrettelegging av digital frivillighet

Det er viktig å følge opp organisasjonens frivillige med god informasjon i tiden som kommer. Vi oppfordrer alle medlemsorganisasjoner til å vurdere hvordan man kan legge opp frivillige oppgaver via digitale verktøy. Frivilligheten spiller en viktig rolle i lokalsamfunn gjennom å skape samhold og fellesskap, og gjennom kan vi finne nye måter å gjøre dette på. Frivilligheten er innovativ og snur seg raskt. Også denne gangen vil vi gjøre det.

Frivillighet og nasjonal dugnad

Dagens Koronasituasjon krever at frivillige organisasjoner er kreative og kanskje tenker nytt om våre frivillige aktiviteter og oppgaver. I en tid hvor arrangement, tilbud, barnehager, skoler, bibliotek og andre møteplasser er stengt kan det være mange som føler seg enda mer ensomme eller isolert, og det kan være utsatte grupper som vil få nye behov i tiden fremover.

Vi oppfordrer frivillige organisasjoner til å tenke på hvilken type aktiviteter de har som er mulig å gjennomføre digitalt: kan språkkafeen flyttes til videosamtaler, kan nye besøksvenner ta en telefon til dem de er besøksvenner for, eller kan leksehjelptjenesten være digital på chat? Tenk på hvordan de frivillige nå kan bidra på andre måte i organisasjonen din. Kan de frivillige lage innhold til nettsider, oversette dokumenter eller skrive informasjonstekst?

Ta gjerne kontakt med kommunen og avklar hvilke oppgaver dere kan bidra med lokalt. Det vil være behov for bistand til landets kommuner fra frivillige organisasjoner under den pågående koronasmitten og det er viktig å sikre at frivillige ikke bryter smittebarrierer ved karantene og ikke foretar helsefaglige vurderinger.

Husk også at frivillige organisasjoner har gode kommunikasjonskanaler og kontaktinformasjon til engasjerte folk som vanligvis er frivillige, tillitsvalgte, medlemmer og vant til å stille opp til dugnad. Dette kan være gull verdt når det blir behov for bistand til nye oppgaver i tiden som ligger foran oss.

Vi ser nå at mange personer ønsker å bidra i forbindelse med karantenesituasjonen. På Facebook opprettes det ulike Facebook-grupper for folk som vil hjelpe til. Vi mener at frivillige organisasjoner kan spille en viktig rolle i koordineringen av dette engasjementet. Da må nye folk kjenne til dere og få vite hvordan de kan engasjere seg. Organisasjonene er viktige aktører både for å bidra til opplæring, kvalitetssikre arbeidet, sørge for sikkerhet og minimere smittefare.

Koordinerer din organisasjon oppgaver for de i hjemmekarantene, barnepass for foreldre med samfunnskritiske jobber eller annen form for beredskap i forbindelse med korona-situasjonen og trenger nye frivillige?

Legg ut nye oppdrag på Frivillig.no og få inn nye engasjerte folk som frivillige

Les mer om hvordan registrere organisasjon her: https://om.frivillig.no/registrere-organisasjon

Frivillig.no deler gjerne oppdragene på vår Facebook-side under søkeordet "Nasjonal dugnad". Send oss epost til kontakt@frivillig.no hvis du trenger hjelp med registrering.

Har din organisasjon andre spørsmål knyttet til Korona, eller trenger tips om digitale verktøy? Vi anbefaler deg å gå inn på Frivillighet Norges nettside for oppdaterte råd.

Frivillighet Norges sekretariat

Frivillighet Norges styre og sekretariat fortsetter sitt arbeid og følger situasjonen med koronaviruset tett. Kontoret er for tiden stengt, men vi er tilgjengelige på mail, telefon og i sosiale medier. Vi kan kontaktast på post@frivillighetnorge.no, tlf 21 56 76 50. Se også hjemmesiden vår for kontaktinformasjon. Gjelder henvendelsen spørsmål koronavirus merkes e-posten med «Koronavirus» i emnefeltet.

Utlån av møterommet vårt til medlemmer i Frivillighet Norge er stengt inntil videre.

Vi har basert deler av innholdet i denne artikkelen på innholdet til Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner sin side om koronaviruset.