Oppfølging som barriere
Det er utfordrende å holde på deltagere!
Mange organisasjoner jobber like mye med å beholde deltagere som å rekruttere nye. Deltagere krever stadig mer og raskere informasjon, de krever kontroll på egen tidsbruk og selvstendighet i deltagelsen sin.
Deltagerreisen
Rekruttering er ikke ferdig når interessen er meldt og kontaktinformasjonen hentet inn!
For å bevare frivillige, aktive medlemmer eller deltagere, må det være en plan for hvordan nye deltagere blir fulgt opp. Hvordan nye deltagere blir tatt imot er viktig for motivasjon – og hvor lenge deltagerne ønsker å bli i aktiviteten. Noen organisasjoner, lag og foreninger har mye ressurser til å følge opp nye deltagere, noen har mindre ressurser. Ikke alle kan lage et system der deltagerne følges opp en til en, og ikke alle har behov for en slik oppfølging heller.
God oppfølging bidrar til å bygge ned andre barrierer, som tid og økonomi. Det bidrar til å fange opp endringer i motivasjon. Det fanger opp deltagere som er på vei til å slutte, og gir deltagerne god kontroll på hvor mye som forventes av dem til en hver tid. Oppfølging gir muligheter for endringer og justeringer, og det er viktig at deltagerne føler at de har medbestemmelse i aktiviteten.
Gå til Frivilligstrategier og les om da DNT lagde sin frivilligreise.
Ulike deltagere trenger ulik oppfølging
Hvordan deltagere bør følges opp er avhengig av hvem de er, hvilken aktivitet de er med på, og hvor mye ressurser det er satt av til oppfølging. Spesielt utsatte grupper trenger ofte egen oppfølging, selv om det også er forskjeller innad i de ulike gruppene.
- Eldre deltagere ønsker seg oftere fellesskap, er mindre digitale og liker å ha en fast kontaktperson.
- Yngre deltagere ønsker også fellesskap, er oftere mer oppgaveorientert og opptatt av utvikling, og mer digitale i kommunikasjonen, selv om de bruker epost stadig mindre.
- Deltagere med utenlandsk bakgrunn kan trenge hjelp med språk, og har ikke nødvendigvis en automatisk forståelse av hva som menes med ulike begreper som gjelder deltagelse. Oppgaver som "kioskvakt" eller "ryddedugnad" kan være fremmed.
Punktene er en generalisering, og er ment å vise at det er viktig å vite hvilke deltagere som skal følges opp, når det lages en plan for oppfølging.
Det er billigere å beholde enn å rekruttere
Den viktigste grunnen til å jobbe med å beholde deltagere, er at det er billigere enn å rekruttere nye. Rekrutteringskampanjer, opplæring og kursing av deltagere krever mye ressurser. Å beholde deltagere krever også ressurser, men ofte mindre ressurser. Her likner deltagelse i frivilligheten på deltagelse i arbeidslivet.
Deltagere som blir værende er også viktige for kulturen og kunnskapen i lag, foreninger og organisasjoner. De som kjenner aktivitetene og tilbudene godt, gjør det enklere for nye deltagere å komme inn og lære. Et tiltak man kan sette i gang er en fadderordning der nye deltagere blir fulgt opp av deltagere som har vært med lenge. I større, frivillige organisasjoner er dette vanlig. Enkelte frivillige får et spesielt ansvar for å følge opp en eller flere andre frivillige. Slike "gruppeledere" sparer ressurser og gir også frivillige muligheten til å utvikle seg og ta på seg mer ansvar hvis de ønsker det.
Som en del av en frivillig organisasjons lokale ledd kan du:
- Være en fadder for nye deltagere og sikre at de får den oppfølgingen de trenger
- Tilpasse oppfølgingen til deltagergruppen i organisasjonen