Blå Kors sine gode rutiner sikrer fornøyde tidgivere

Maks to uker fra interesse til avklaring

Blå Kors har rundt 2000 tidgivere (som vi fra nå av kaller frivillige i teksten, for enkelhets skyld), og har ambisjoner om å vokse. De frivillige kan bidra i ulike virksomheter, som alle knytter seg til organisasjonens mål om å bistå mennesker som trenger ekstra støtte. For å øke sannsynligheten for at alle som melder seg kommer i aktivitet, og at de vet hva de skal være med på, har Blå Kors laget rutiner for hvordan nye frivillige skal tas imot. «Det viktigste er at de som melder seg blir kontaktet raskt,» sier Lene Marø, nasjonal rådgiver frivillighet i Blå Kors. «Frivillighet er ferskvare, og hvis folk ikke hører fra oss fort, synker motivasjonen. De opplever det jo at de tilbyr sin tid, og hvis vi ikke svarer så føler de at vi er utakknemlige og uinteresserte. Da føler de ikke at tiden blir verdsatt,» forteller hun. De fleste av Blå Kors sine frivillige melder seg via et skjema på nett. Der oppgir de hvor de bor, og hvilken virksomhet de er interessert i. Enda har de ikke snakket med noen i Blå Kors, og alt de vet er det de eventuelt har lest seg opp på selv. «Vi jobber med å utvikle nettsidene for frivillige, sånn at de skal ha tilgang på mest mulig informasjon før de melder seg. Men det er uansett ikke alle som leser det som står, så vi er fortsatt avhengig av at noen kontakter dem,» fortsetter Lene. I rutinen står det at alle som melder seg, skal kontaktes så fort som mulig og senest innen tre dager. Dette er det ansatte som gjør. De har tre valg for hvordan de tar kontakt: telefon, e-post eller sms. De fleste velger sms. Kontakten må inneholde en velkomst, og et forslag til en avklaringssamtale. Innen to uker skal nye frivillige ha en klar forståelse av hva som forventes og hvordan det videre engasjementet ser ut. «I samtalen, som gjennomføres en til en, bruker vi en mal. Noen virksomheter har tilpasset malen til sine behov. Hovedtemaene er de samme: hva motiverer den frivillige, hvor mye tid har den å gi og når, og hva skjer nå med tanke på å komme i gang med aktivitet. Alle frivillige skal kurses, og målet er å gjøre dette senest innen to uker etter at interessen er meldt. Det er ikke alltid vi får til dette, og det er egentlig ikke så farlig. Det viktige er at vi har tenkt igjennom det, og at noen føler et ansvar for det,» innrømmer Lene.

Kan ta tid fra kurs til aktivitet

Etter kursing er frivillige klar for aktivitet. Nå kommer en annen viktig del av rutinen inn for å bidra til at motivasjonen ikke synker, og den frivillige faller fra. Det er forskjell i hvor fort aktiviteten kommer i gang i de ulike virksomhetene, og dette blir de frivillige godt informert om, både i samtale og i kurs. I noen virksomheter begynner frivillige nesten umiddelbart i aktivitet. I andre kan det gå måneder. Dette kan være en fordel og en ulempe, det viktigste er å avklare forventningene på forhånd. «I samtalen med nye frivillige bruker vi tid på å finne ut av hva den frivillige egentlig ønsker,» forteller Lene, «når på dagen har den frivillige tid å gi, er det formiddag eller ettermiddag, og bør det være faste tider eller er det fint om det er fleksibelt. Så styrer vi frivillige inn mot de virksomhetene som svarer best til forventningene. I Steg for steg, kan det gå lang tid fra kurs til oppdrag, men på den andre siden styrer de frivillige mye av tidsbruken selv. På Blå Kors barnas stasjon kan man komme i gang fort, og en kan gi tid hver uke hvis en vil. Noen liker regelmessighet og strukturert timeplan. Så har vi frivillige i Blå Kors steg for steg som har vært med i flere år uten å ta så mange oppdrag, og det passer dem, så de blir,» fortsetter hun.

Oppfølging og evaluering en viktig del av rutinen

En suksessfaktor for å få frivillige til å bli er oppfølging og evaluering. I Blå Kors sine rutiner står det at de frivillige skal ha faste oppfølgingssamtaler. Helst hver tredje måned. Dette gjør at selv de frivillige som ikke tar så mange oppdrag, eller er frivillige i virksomheter der aktiviteten utføres alene, holder på tilknytningen til organisasjonen. Igjen innrømmer Lene at det er avvik fra rutinen, og at disse er tilpasset etter virksomhetenes behov. «På Blå Kors barnas stasjon jobber ansatte og de frivillige tett sammen nesten hver uke, og de er i kontakt med hverandre naturlig gjennom aktiviteten. Derfor er det ikke nødvendig med en egen samtale hver tredje måned. Det er likevel viktig å skape et rom utenfor aktiviteten, der den frivillige får muligheten til å si det de mener, fortelle om hvordan de opplever å være frivillige. Om det har skjedd noen endringer hos den frivillige som krever tilpasning for at den skal kunne fortsette å gi tid. Jo raskere dette avdekkes, jo mindre er risikoen for at frivillige slutter,» påpeker hun. Hun er åpen om at det å ha en rutine ikke er nok i seg selv, og at utvikling er viktig. Spesielt for organisasjoner som er i oppstartsfasen. Å etablere noen grunnprinsipper, for eksempel rask kontakt og god oppfølging, er nyttig for alle. Men rutinen må kunne endres i møte med virkeligheten, og det må være en plan for å følge opp avvik. «Ikke tro at det å ha et system og en rutine gjør at det er sånn det fungerer,» advarer Lene. «Følg opp rutinen med alle som bruker den, utvikle og endre den ved behov, og ha alltid kontakt med ytterste ledd i organisasjonen. Det er det som gir best mottak av nye frivillige,» avslutter hun.

Blå Kors fem tips til gode rutiner for mottak av frivillige

• Ta kontakt med de som melder interesse raskt
• Ha minst ett møte med frivillige der dere snakker sammen om forventninger
• Hvis det kan ta tid fra interessen meldes til aktiviteten kommer i gang, vær tydelig på dette
• Følg opp frivillige med faste møter/samtaler også etter at alle oppstartsmøter og kurs er gjennomført
• Vær åpen for at rutinen må tilpasses lokale behov og ressurser