Frivilligstrategier

Sett gode prinsipper i system

For å lykkes med økt deltagelse i frivilligheten, og særlig i arbeidet med frivillige, trenger man en strategi. Ordet strategi kan virke tungt og vanskelig for mange, men egentlig er det bare en måte å sette gode prinsipper i et system. Prinsippene, og dermed strategien, bør si noe om hva man vil med frivilligheten, hvordan frivilligheten skal forvaltes, og hvordan frivilligheten skal påvirke organisasjonen.

Fire barn sitter rundt et bord og spiller bridge. — Når en skal oppnå et mål, om det er rekruttering eller å vinne et kortspill, er det viktig med en strategi. Strategi er prinsipper satt i system. Bildet er fra "Bridgens Dag", arrangert av Seniorklubben, BK Ruterknekt og Trondhjems BK i Trondheim den 3. september.

Gode prinsipper for arbeid med frivillige:

Finn ut hva frivilligheten skal brukes til.

Selv om man har drevet med frivillighet lenge, eller ønsker å etablere en helt ny frivillighet, er det lurt å tenke igjennom hva frivilligheten skal brukes til. Det er viktig å utfordre en selv og organisasjonen, laget eller foreningen til å tenke nye måter frivilligheten kan bidra på.

Frivillighet er ikke gratis arbeid.

Når formålet for frivilligheten er på plass, og roller og oppgaver er diskutert, er det viktig å huske på at frivillighet ikke er gratis arbeid. All frivillighet krever god oppfølging. Det holder derfor ikke å si "det kan en frivillig gjøre", rekruttere en frivillig og så ikke følge opp. Frivilligheten trenger et system med mottak, opplæring og oppfølging for å fungere. Noen må gjøre den jobben.

Frivilligheten må være enkel.

For at frivilligheten skal fungere, må den være enkel for de frivillige og for de som administrerer den. Det betyr at det må være lett for interesserte å finne informasjon om frivilligheten, det må være lett å ta kontakt, det må være lett å holde oversikt over de frivillige. Det må også være lett å forstå hvilke forventninger som settes til de frivillige, og hvilke forventninger de frivillige kan ha til de som administrerer frivilligheten.

Frivilligheten må være inkluderende.

For å få økt deltagelse i frivilligheten, og flere frivillige, må frivilligheten være inkluderende. I praksis betyr dette at den må være åpen for alle, at alle møtes på samme måte, og at alle tilbys de samme mulighetene. Rekruttering bør foregå i åpne og allment tilgjengelige kanaler, oppfølgingen bør være lik uansett hvordan man viser interesse, og alle frivillige bør ha tilgang på de samme godene.

Frivilligheten må sees og anerkjennes og gis reell medvirkning.

Frivillighet har forskjeller fra vanlig lønnsarbeid, men også noen likheter. Både for en som er ansatt i en bedrift, og for en som gjør frivillige oppgaver for en organisasjon, er det viktig å bli sett, anerkjent og føle at man har reell medvirkning på egen rolle.

Frivilligheten må evalueres.

Å lykkes med frivilligheten er ikke det samme som å lage et statisk, rigid system som alle må følge for alltid. Å evaluere sitt eget frivilligarbeid, og gjøre endringer basert på tilbakemeldinger fra frivillige og de som administrere frivilligheten er viktig for at den skal utvikle seg og vokse.

Les hvordan DNT utviklet sin frivilligstrategi:

DNTs Frivilligstrategi

Hvordan gjøre prinsippene til konkrete tiltak?

Prinsippene må gjøres til konkrete tiltak som iverksettes i praksis for at de skal bidra til økt deltagelse. Hvilke tiltak som settes i gang er avhengig av behov og kapasitet. Store organisasjoner har ofte flere ressurser tilgjengelig både til mottak og oppfølging av frivillige. Mindre organisasjoner har ikke de samme ressursene, og må derfor tilpasse tiltakene etter egen kapasitet. Det finnes ingen felles fasitsvar på hvilke tiltak som må iverksettes. Men noen punkter bør tas med. Her er Frivillighet Norges punkter til frivilligstrategi:

Kartlegg behov!

Før rekruttering av frivillige bør det alltid diskuteres hvor mange nye frivillige som er ønskelig eller det er behov for. Alle frivilligstrategier bør inneholde et steg der noen møtes og setter et mål for rekrutteringen. Husk å tenke på frafall. Noen av de som rekrutteres og melder interesse, vil bli borte før de kommer i gang med aktiviteten. Det er lov å si at det er behov for "så mange frivillige som mulig", så lenge det er et mål organisasjonen er enig om!

Lag en oversikt over de frivillige!

Når en som er interessert i å bli frivillig melder seg, er det to ting som er viktig: få tak i all relevant informasjon om den nye frivillige, og lag en oversikt der denne informasjonen er lett tilgjengelig for de har behov for den. Ikke be om mer informasjon enn det som er nødvendig. Holder det med navn, epost og telefonnummer, så samle inn kun navn, epost og telefonnummer. Disse opplysningene må lagres i en oversikt som er lett tilgjengelig for de som skal holde kontakten med de frivillige, sende dem informasjon og invitere dem til møter, kurs og lignende. Lagringen må også være i henhold til gjeldende GDPR- regler. Det kan virke litt komplisert, men det viktige er å vite hvor informasjonen er lagret, og å ha rutiner for å slette informasjonen når frivilligvervet er avsluttet. Dette bør være nedskrevet i frivilligstrategien.

Sikre at nye frivillige blir raskt tatt kontakt med!

Når en ny frivillig melder seg, og all relevant informasjon er hentet inn og gjort tilgjengelig for de som trenger den, er det viktig å ta kontakt med den frivillige raskt. Frivillig engasjement er ferskvare, og Frivillighet Norge vet at mange engasjerte personer faller fra fordi de opplever at det tar for lang tid fra de henvender seg til de får kontakt med lag, foreninger og organisasjoner. En frivilligstrategi bør inneholde et mål om hvor raskt nye frivillige skal tas kontakt med, og tydeliggjøre hvem som har ansvaret for å ta første kontakt. Den bør også inneholde en tydelig definert informasjonspakke som alle nye frivillige skal få. Dette kan være i form av en e-postmal, en lenke til en nettside med relevant informasjon eller til et digitalt kurs. Det viktigste er å ha tenkt igjennom hvor raskt den frivillige skal få kontakt, og hva den frivillige trenger av informasjon.

Ha en avklaringssamtale!

Selv om mye informasjon kan gis elektronisk, via e-post, digitale kurs eller nettsider, viser erfaring at avklaringssamtaler med nye frivillige øker sannsynligheten for at den nye frivillige kommer i aktivitet. I en avklaringssamtale kartlegges den frivilliges ønsker og behov, samt forventninger til rollen som frivillig. Det er også en mulighet til å informere om hvilke forventninger og krav som settes til den frivillige. Mange nye frivillige faller fra dersom de opplever at frivilligrollen ikke lever opp til forventningene, eller at oppdraget er noe annet enn de hadde sett for seg. En avklaringssamtale forebygger dette. Avklaringssamtale kan gjøres i grupper, en til en på telefon, digitalt eller ansikt til ansikt.

Vær tydelig på hvem som er kontaktperson, og når kontakten skjer!

En frivilligstrategi bør inneholde informasjon om hvem som har ansvaret for å følge opp frivillige, og de frivillige må vite om dette. Her kan det være store forskjeller mellom store og små organisasjoner. For små organisasjoner kan det være nok å ha en generell epostadresse de frivillige kan sende epost til, så lenge det er tydelig hvem som følger opp epostene. For større organisasjoner med mange frivillige kan ansvaret være delt på ulike personer, ofte knyttet til ulike aktiviteter. Det viktige er at den frivillige alltid vet hvor spørsmål og henvendelser skal sendes. Det er også viktig at de frivillige vet når de kan forvente å bli kontaktet, og når de kan komme i gang med aktiviteten. Dette gjelder særlig hvis det kan ta tid fra den frivillige melder interesse til aktiviteten er i gang. Vær ærlig på dette, slik at forventningene er klare. Dette er informasjon som er en naturlig del av en avklaringssamtale.

Hent inn og bruk tilbakemeldinger fra de frivillige!

Et område mange overser i en frivilligstrategi, er å innhente tilbakemeldinger fra de frivillige, og evaluere og endre praksis på bakgrunn av dette. En frivilligstrategi bør inneholde en metode for hvordan de frivillige kan si sin mening om rollen og aktiviteten, og en plan for hvordan disse tilbakemeldingene skal føre til endringer og nye tiltak. Her er det også forskjeller i behov mellom store og små organisasjoner. For små organisasjoner kan det være nok å snakke med de frivillige på aktiviteten og spørre dem hvordan det går. For større organisasjoner kan det være nødvendig med frivilligundersøkelser på epost. Det viktige er at det finnes en metode og en plan i strategien.

Prinsippene må bli til konkrete tiltak i en rekrutteringsstrategi. Behov må kartlegges, informasjon samles inn og lagres, nye frivillige må få rask kontakt, det bør gjennomføres en avklaringssamtale og det må være tydelig hvem som følger opp. I tillegg må tiltakene evalueres jevnlig på bakgrunn av tilbakemeldinger fra de frivillige.