Slik lagde DNT sin frivilligstrategi

Da DNT så behovet for å samle ansvaret for de frivillige i samme avdeling, så de også behovet for å lage en frivilligstrategi med tydelige tiltak som ble iverksatt for å sikre bedre mottak og oppfølging av frivillige.

Strategien er utviklet av DNT Oslo og Omegn, men tas nå i bruk av lokallag i hele landet. "Vi kaller det en frivilligreise," sier Marte Bulie, fagsjef for folkehelse og inkludering DNT. "Det er en stegvis modell som sier noe om når og hvordan de frivillige skal ha kontakt med organisasjonen, som sikrer både god informasjon, riktig kompetanse og tydelige forventningsavklaringer i frivilligheten vår". Men til grunn for strategien ligger DNTs frivilligkompass, som angir tre tydelige prinsipper for frivilligheten: den skal være enkel, den skal være inkluderende, og alle de frivillige skal føle seg verdsatt. Jørgen Andersen, rådgiver i DNT Oslo og omegn og en av de som var mest involvert i strategiarbeidet, utdyper: "På bakgrunn av prinsippene så vi på alle deler av det å være frivillig hos oss, rekrutteringsprosessen, registreringen, opplæringen, oppfølgingen og ikke minst evalueringen av aktivitetene våre," forteller han. "I hvert steg spurte vi oss selv, er dette enkelt, er det inkluderende, blir de frivillige hørt og verdsatt? Dette resulterte i de konkrete tiltakene som beskrives i frivilligstrategien og som illustreres gjennom frivilligreisen".

Reduserer frafall

I arbeidet identifiserte de også de ulike stegene i frivilligprosessen der det var størst fare for at de frivillige falt fra. "Vi så raskt at det var frafall mellom tidspunktet der nye frivillige meldte sin interesse, og første gang vi var i kontakt med dem," forteller Maren Harlem, avdelingsleder Frivillighet og organisasjon i DNT Oslo og Omegn, som også jobbet mye med frivilligreisen. "Vi fant derfor ut at vi måtte gjøre dette tidsvinduet så lite som mulig. Vi satte opp en e-post som ble sendt innen kort tid til alle som meldte seg og registrerte seg i systemet vårt, med en oversikt over alle de videre stegene som den frivillige skulle igjennom. Pluss et eget ambassadør- e-læringskurs som er en intro til DNT, litt historie og verdier og sånt," fortsetter hun. DNT opplevde at den raske og tydelige informasjonen gjorde at flere deltok på neste steg i reisen, et felles intromøte for nye frivillige. "I intromøtet får de nye frivillige en presentasjon av de ulike aktivitetene våre. Det er forskjellig hvilke behov de nye frivillige har, noen er bare nysgjerrige på frivilligheten vår generelt, mens andre har en tydelig ide om hvilken aktivitet de ønsker å bidra i. Likevel ser vi verdien i å informere om alle aktivitetene. Vi vil at alle frivillige skal kunne omtrent det samme, og vise at alle aktivitetene er like viktige for organisasjonen. Det er sentralt for samholdet," påpeker Maren. Intromøtene foregår som regel sentralt i Oslo, men det er også avholdt møter hos lokallag utenfor byen. Det er også mulig å gjennomføre digitalt.

Viktig med avklaringer

Etter intromøtet skal hver enkelt nye frivillige ha en avklaringssamtale. Det er i denne samtalen at de frivillige blir veiledet og får hjelp til å velge en frivilligrolle, og forventninger til rollen og til organisasjonen blir avklart. I tillegg kartlegges den frivilliges kompetanse og egnethet til frivilligrollen. "Etter samtalen skal alle nye frivillige ha et veldig tydelig bilde av hva de skal bidra med, hvilken rolle de skal ha og aktivitet de skal drive. I tillegg tar vi en vurdering av kompetanse og egnethet. Det hender jo en frivillig sier at dette ikke var helt det hen trodde det var, og velger å trekke seg. Og i noen sjeldne tilfeller hender det at vi må fortelle en som er interessert at vår frivillighet kanskje ikke passer helt likevel. Det er uansett fint å få avklart tidlig," sier Maren. Like viktig er det at den frivillige får et navn og kontaktinfo til sin videre kontaktperson, samt en ærlig tilbakemelding på når man blir satt i aktivitet. "Frivillige faller fra fordi de synes det tar for lang tid å komme i aktivitet. Hos oss er det mange som melder seg som hyttevakter. Det er en ganske stor kabal som skal gå opp, med mange personer som skal fordeles på ikke så mange hytter. Derfor kan det ta tid for nye hyttevakter å få oppdrag, og det kan også være at man ikke får oppdrag akkurat på den hytta eller på det tidspunktet den frivillige selv ønsker. Det må vi være ærlige på og åpne om i avklaringssamtalen. Men hvis den frivillige vet hvem som skal ta kontakt, og hvem som kan kontaktes i mellomtiden dersom det er spørsmål eller tilbakemeldinger, blir den frivillige tryggere på at hen ikke er glemt, og blir ikke utålmodig," forteller Maren.

Evaluering og læring

Siste punktet i strategien er evaluering. DNT henter årlig inn informasjon fra sine frivillige om hva de synes om rollen, aktiviteten, oppfølgingen og kursingen. Dette gjøres gjennom et spørreskjema på epost, og i etterkant jobber de med svarene og setter inn nye tiltak. "Her er det rom for forbedringer," mener fagsjef Marte. "Mange organisasjoner, oss inkludert, har tatt for lett på dette punktet. For at de frivillige skal føle seg sett og verdsatt, er det viktig at vi hører på dem, og at tilbakemeldingene fører til endringer. Å ha en tydelig plan for hvordan tilbakemeldingene hentes inn og brukes er derfor veldig viktig i en frivilligstrategi," understreker hun.

Både Maren, Marte og Jørgen vet at ikke alle har ressurser til å sette i gang et så omfattende system som DNT. De skjønner at det er forskjell på store organisasjoner med mange ansatte, og mindre organisasjoner med kun frivillige. Likevel mener det at arbeid med en frivilligstrategi er viktig for alle. "Å utarbeide en frivilligstrategi fører til at man må ta noen diskusjoner og beslutninger, og ofte er diskusjonene like viktig som beslutningene. Det handler om å være bevisst på hvilke valg man tar, og hva man vektlegger. Vårt arbeid er nå å ta denne frivilligreisen, og implementere den i hele organisasjonen. Da vil det naturlig nok oppstå forskjeller mellom DNT Oslo og omegn, med sine nesten 60 ansatte, og mindre lokallag andre steder i Norge. Men prinsippene vil være de samme, og ideen bak de ulike tiltakene vil være den samme. Det er viktig," avslutter Maren.

DNT sine tre tips til frivilligstrategi:

1. Vær tydelig på hvem som har ansvaret for de ulike tiltakene, og sett gjerne frister.
2. Finn ut hvor i prosessen det er mest frafall, og sett inn ressurser der.
3. Ikke glem evaluering og jobb med tilbakemeldinger fra de frivillige.