Verktøykasse Oppfølging

Forebygg heller enn å reparere

Se etter tegn på at en deltaker er på vei ut av aktiviteten. Synkende engasjement og manglende motivasjon kan føre til mindre deltagelse. Dårlig tilgjengelighet kan føre til at deltagelse blir vanskelig. Økonomi kan gjøre at deltagere slutter når regningen kommer. Det å følge opp en deltager som er på vei ut av aktivitet, er mye enklere og mindre ressurskrevende enn å rekruttere deltageren på nytt. Det er derfor nyttig å ha rutiner på plass for å fange opp deltagere som er på vei til å slutte, og sette inn tiltak. Denne rutinen må tilpasses aktiviteten. Her er noen tips:

• Forsøk å holde oversikt over deltagelse

For å vite hvem som ikke deltar, må det finnes en oversikt over de som deltar. Gode møtereferater, navneopprop på korøving eller selvrapportering på filmklubben er måter å skaffe oversikt på. Er det en deltager som har meldt interesse, men som aldri møter? Er det en deltager som plutselig slutter å delta? Gi noen oppgaven om å ta kontakt, kanskje har deltageren møtt en barriere som kan løses.

• Følg opp de som ikke betaler kontingent

Dersom aktiviteten har kontingent eller medlemskapsbetaling, er det viktig å følge opp de som ikke betaler. Dette er ikke bare fordi det er inntekter til aktiviteten, men også for å finne ut om det er tegn på at en barriere står i veien for deltagelse. Store lag, foreninger og organisasjoner har ofte egne CRM- systemer som tar seg av dette. Men alle burde ha en egen rutine. Å ta kontakt for å purre på penger er en vanskelig oppgave for mange. Det kan være enklere å bruke epost istedenfor å ringe. Uansett er det viktig å vise at man ønsker å hjelpe. Kanskje deltageren fortsatt kan være med hvis kontingenten deles opp? Eller kanskje deltageren trenger økonomisk støtte? Bruk stotte.ungfritid.no for å finne ut om det er noen lokale støtteordninger deltageren kan benytte seg av.

• Følg opp foresatte

Dersom det er en aktivitet for barn og unge, så bør det også være en plan for å følge opp foresatte. Det er oftest foreldrene som organiserer barnas fritid. Dersom et barn ikke deltar over tid, kan det være mer effektivt å kontakte foresatte heller enn barnet. Dersom kontingenten ikke betales, kontakt foresatte og tilby hjelp. Bruk stotte.ungfritid.no for å finne ut om det er noen lokale støtteordninger de foresatte kan benytte seg av.

Les om Blå Kors sine rutiner for mottak og oppfølging av nye frivillige

Pass på at deltagerne får tydelige beskjeder om det de trenger å vite, når de trenger å vite det!

Uansett hva slags aktivitet det er snakk om, en festival, faste øvinger, møteinnkallinger eller aksjoner, er det viktig at deltagerne får den informasjonen de trenger. Informasjon kan deles på mange måter: på epost, på sms, i en app eller på internett, i møter eller på en oppslagstavle.

Å ha en plan for hvordan og når deltagerne skal få informasjon hjelper til med å holde kontroll på hvilken informasjon som er sendt ut, hvem som har mottatt den og hvordan. Det er med på å forebygge at noen faller utenfor. Ikke alle aktiviteter trenger en omfattende kommunikasjonsplan, men her er noen tips som alle kan bruke:

• Send ut relevant kommunikasjon, og bare relevant kommunikasjon

Et viktig prinsipp for kommunikasjon er at deltagerne bør få relevant kommunikasjon, og bare relevant informasjon. Hvis aktiviteten har en rekke ulike deltagere, kan det være fristende å samle all informasjon i en informasjonspakke, og sende ut til alle deltagere i en felles epost. Eller avholde et stort fellesmøte der alle deltagerne møtes og får informasjon samtidig. Dette sparer ressurser, men er ikke alltid den beste løsningen. Hvis deltagere opplever at de mottar for mye informasjon som ikke er relevant for dem, vil de slutte å følge med. Det lønner seg på sikt å sende ut flere eposter, eller avholde flere møter, for å sikre at deltagerne får med seg den informasjonen som er viktig for dem.

• Gi informasjon til riktig tid

Et annet viktig prinsipp er at informasjonen skal gis til riktig tid. Det være fristende å samle all informasjon og presentere den i en informasjonspakke. Risikoen er da at mange deltagere ikke får med seg informasjonen om det som skjer frem i tid. Et eksempel kan være informasjon til gutter 12 fotball ved sesongstart. Det er viktig å vite treningstider, og dato for cupen som er planlagt. Men programmet for cupen, med avreisetider, overnattingssted og kamptider kan komme i en egen forsendelse senere. Da øker sannsynligheten for at deltagerne får med seg all informasjon. Send heller ut informasjon i flere runder, til ulike tider.

• Vær tydelig hvis deltagerne skal gjøre noe

Noen ganger er informasjonen ment for at deltagerne skal vite hva som skjer. Noen ganger er målet at deltageren skal gjøre noe. Det kan for eksempel være å melde seg på en vaktliste, eller gi beskjed om et møtetidspunkt passer. Slike «call to action», en oppfordring til deltageren om å handle, er viktige. Derfor er det viktig å gi det en sentral plass i informasjonen. Pass på at denne informasjonen ikke havner nederst i en epost, til slutt i et møte eller som en av mange informasjonselementer på en plakat. Lag gjerne en egen utsendelse, ha alltid en frist, og pass på å ha god oversikt over hvem som svarer. De som ikke svarer kan følges opp med påminnelser. Et eksempel er et arrangement som deltagerne skal melde seg på. Hvis en påminnelse om påmelding blir sendt både til de som har og de som ikke har meldt seg på, kan det skape forvirring for dem som allerede er påmeldt.

• Send gjerne informasjonen flere ganger, men i ulike format

Det er vanskelig å finne balansen mellom å sende ut informasjon for ofte og for sjeldent. Ofte er tilbakemeldingen fra deltagere at informasjonen kommer for sjeldent. Det er derfor helt greit å sende samme informasjon flere ganger, men da helst i ulike formater. Dersom man har samlet all informasjon i en informasjonspakke, er det lurt å følge opp i etterkant med mer spesifikk informasjon. Hvis arrangementet er en teaterfestival for eksempel, kan man gi informasjon om hele arrangementet i en pakke, og deretter følge opp med spesifikk informasjon om og til de ulike deltagerne (frivillige, skuespillere, scenebyggere osv). Husk at informasjonen skal være relevant for de som mottar den.