Verktøykasse Oppfølging

La erfarne deltagere veilede nye deltagere

En til en- oppfølging det tiltaket som har best resultater for å ta imot og følge opp nye deltagere. Ved å etablere en fadderordning, der erfarne deltagere følger opp nye deltagere med direkte kontakt, sikrer man bedre oppfølging og dermed mindre frafall.

Fadderordninger kan være ressurskrevende, og det er flere måter å løse det på. En deltager kan være fadder for flere nye deltagere. Oppfølgingen kan være digital og/eller på faste tidspunkter. Fadderordninger kan være kun for deltagere som trenger ekstra oppfølging. Det viktigste er at det finnes en ordning.

Noen tips for å etablere en fadderordning:

• Lag en god oppgavebeskrivelse

Oppgavebeskrivelsen må være tilpasset aktiviteten. Den må sette rammer for kontakten mellom fadder og ny deltager. Har fadderen kun oppgaver når deltagerne er til stede på aktiviteten? Eller skal fadderen også være i kontakt med nye deltagere i forkant og mellom aktivitetene, for eksempel å spørre om den nye deltageren har tenkt å komme eller om den trenger hjelp med noe, som transport? Skal kommunikasjonen være på epost, telefon eller i personlige møter? Oppgavebeskrivelsen bør ikke være for omfattende, men svare ut de problemstillingene som gjelder for aktiviteten.

• Rekruttere erfarne deltagere som faddere

Hvem som helst kan være fadder, men det lønner seg å rekruttere erfarne deltagere til å følge opp nye deltagere. Da er det større sannsynlighet for at de nye deltagerne får vite det de må. Fadderne kjenner god til aktiviteten og de utfordringene man kan møte. Dette bidrar til en tidlig forventningsavklaring om hva deltagelse faktisk innebærer.

• Finn de som trenger det mest

Noen aktiviteter får mange nye deltagere samtidig. Innenfor idrett og korps er det ofte store kull som begynner på samme tid. Da kan det være utfordrende å ha faddere til alle nye deltagere. Det er heller ikke sikkert at alle trenger det. Derfor kan det være en ide å plukke ut de gruppene som har mest nytte av en fadder. Det kan være en gruppe som man ønsker å ha spesielt fokus på, som f.eks de yngste deltagerne eler deltagere som er nye i kommunen. Man kan også ta bruke barrierene for deltagelse. Disse barrierene hindrer ikke bare deltagere å komme i gang med aktivitet, men er grunner til at de slutter. Finn ut om noen av de nye deltagerne har høyere risiko for å møte noen av disse barrierene. De vil ha størst nytte av en fadder.

• Få med de foresatte

Er aktiviteten rettet mot barn og unge? Det være en ide å tenke på om det er de foresatte som trenger en fadder, ikke barnet. Det er ofte foresatte som trenger informasjon og som organiserer barnas fritid. Foresatte kjenner på barrierer for deltagelse på en annen måte enn barna. En fordel er at det skaper et fellesskap for foresatte, og gjør det lettere for nye foresatte å delta i frivillig arbeid rundt aktiviteten. Dette kan være som kioskvakt i hallen under en håndballturnering, selger på loppemarked eller som tillitsvalgt i styret.

Forebygg heller enn å reparere

Se etter tegn på at en deltaker er på vei ut av aktiviteten. Synkende engasjement og manglende motivasjon kan føre til mindre deltagelse. Dårlig tilgjengelighet kan føre til at deltagelse blir vanskelig. Økonomi kan gjøre at deltagere slutter når regningen kommer. Det å følge opp en deltager som er på vei ut av aktivitet, er mye enklere og mindre ressurskrevende enn å rekruttere deltageren på nytt. Det er derfor nyttig å ha rutiner på plass for å fange opp deltagere som er på vei til å slutte, og sette inn tiltak. Denne rutinen må tilpasses aktiviteten. Her er noen tips:

• Forsøk å holde oversikt over deltagelse

For å vite hvem som ikke deltar, må det finnes en oversikt over de som deltar. Gode møtereferater, navneopprop på korøving eller selvrapportering på filmklubben er måter å skaffe oversikt på. Er det en deltager som har meldt interesse, men som aldri møter? Er det en deltager som plutselig slutter å delta? Gi noen oppgaven om å ta kontakt, kanskje har deltageren møtt en barriere som kan løses.

• Følg opp de som ikke betaler kontingent

Dersom aktiviteten har kontingent eller medlemskapsbetaling, er det viktig å følge opp de som ikke betaler. Dette er ikke bare fordi det er inntekter til aktiviteten, men også for å finne ut om det er tegn på at en barriere står i veien for deltagelse. Store lag, foreninger og organisasjoner har ofte egne CRM- systemer som tar seg av dette. Men alle burde ha en egen rutine. Å ta kontakt for å purre på penger er en vanskelig oppgave for mange. Det kan være enklere å bruke epost istedenfor å ringe. Uansett er det viktig å vise at man ønsker å hjelpe. Kanskje deltageren fortsatt kan være med hvis kontingenten deles opp? Eller kanskje deltageren trenger økonomisk støtte? Bruk stotte.ungfritid.no for å finne ut om det er noen lokale støtteordninger deltageren kan benytte seg av.

• Følg opp foresatte

Dersom det er en aktivitet for barn og unge, så bør det også være en plan for å følge opp foresatte. Det er oftest foreldrene som organiserer barnas fritid. Dersom et barn ikke deltar over tid, kan det være mer effektivt å kontakte foresatte heller enn barnet. Dersom kontingenten ikke betales, kontakt foresatte og tilby hjelp. Bruk stotte.ungfritid.no for å finne ut om det er noen lokale støtteordninger de foresatte kan benytte seg av.

Les om Blå Kors sine rutiner for mottak og oppfølging av nye frivillige

Pass på at deltagerne får tydelige beskjeder om det de trenger å vite, når de trenger å vite det!

Uansett hva slags aktivitet det er snakk om, en festival, faste øvinger, møteinnkallinger eller aksjoner, er det viktig at deltagerne får den informasjonen de trenger. Informasjon kan deles på mange måter: på epost, på sms, i en app eller på internett, i møter eller på en oppslagstavle.

Å ha en plan for hvordan og når deltagerne skal få informasjon hjelper til med å holde kontroll på hvilken informasjon som er sendt ut, hvem som har mottatt den og hvordan. Det er med på å forebygge at noen faller utenfor. Ikke alle aktiviteter trenger en omfattende kommunikasjonsplan, men her er noen tips som alle kan bruke:

• Send ut relevant kommunikasjon, og bare relevant kommunikasjon

Et viktig prinsipp for kommunikasjon er at deltagerne bør få relevant kommunikasjon, og bare relevant informasjon. Hvis aktiviteten har en rekke ulike deltagere, kan det være fristende å samle all informasjon i en informasjonspakke, og sende ut til alle deltagere i en felles epost. Eller avholde et stort fellesmøte der alle deltagerne møtes og får informasjon samtidig. Dette sparer ressurser, men er ikke alltid den beste løsningen. Hvis deltagere opplever at de mottar for mye informasjon som ikke er relevant for dem, vil de slutte å følge med. Det lønner seg på sikt å sende ut flere eposter, eller avholde flere møter, for å sikre at deltagerne får med seg den informasjonen som er viktig for dem.

• Gi informasjon til riktig tid

Et annet viktig prinsipp er at informasjonen skal gis til riktig tid. Det være fristende å samle all informasjon og presentere den i en informasjonspakke. Risikoen er da at mange deltagere ikke får med seg informasjonen om det som skjer frem i tid. Et eksempel kan være informasjon til gutter 12 fotball ved sesongstart. Det er viktig å vite treningstider, og dato for cupen som er planlagt. Men programmet for cupen, med avreisetider, overnattingssted og kamptider kan komme i en egen forsendelse senere. Da øker sannsynligheten for at deltagerne får med seg all informasjon. Send heller ut informasjon i flere runder, til ulike tider.

• Vær tydelig hvis deltagerne skal gjøre noe

Noen ganger er informasjonen ment for at deltagerne skal vite hva som skjer. Noen ganger er målet at deltageren skal gjøre noe. Det kan for eksempel være å melde seg på en vaktliste, eller gi beskjed om et møtetidspunkt passer. Slike «call to action», en oppfordring til deltageren om å handle, er viktige. Derfor er det viktig å gi det en sentral plass i informasjonen. Pass på at denne informasjonen ikke havner nederst i en epost, til slutt i et møte eller som en av mange informasjonselementer på en plakat. Lag gjerne en egen utsendelse, ha alltid en frist, og pass på å ha god oversikt over hvem som svarer. De som ikke svarer kan følges opp med påminnelser. Et eksempel er et arrangement som deltagerne skal melde seg på. Hvis en påminnelse om påmelding blir sendt både til de som har og de som ikke har meldt seg på, kan det skape forvirring for dem som allerede er påmeldt.

• Send gjerne informasjonen flere ganger, men i ulike format

Det er vanskelig å finne balansen mellom å sende ut informasjon for ofte og for sjeldent. Ofte er tilbakemeldingen fra deltagere at informasjonen kommer for sjeldent. Det er derfor helt greit å sende samme informasjon flere ganger, men da helst i ulike formater. Dersom man har samlet all informasjon i en informasjonspakke, er det lurt å følge opp i etterkant med mer spesifikk informasjon. Hvis arrangementet er en teaterfestival for eksempel, kan man gi informasjon om hele arrangementet i en pakke, og deretter følge opp med spesifikk informasjon om og til de ulike deltagerne (frivillige, skuespillere, scenebyggere osv). Husk at informasjonen skal være relevant for de som mottar den.

Gi deltagerne et sted og møtes og et sted å utvikle seg

Å skape samhold blant deltagerne gjør at aktiviteten går bedre og det blir mindre sannsynlig at deltagere slutter. Det er viktig å skape steder der deltagere kan møtes utenfor aktiviteten. Alle deltagere er ikke like opptatt av faglig utvikling eller sosialt samvær. Undersøkelser viser at yngre frivillige legger mer vekt på faglig utvikling, mens eldre frivillige legger mer vekt på det sosiale.

Tilbudet om sosiale samlinger og kurs er avhengig av ressurser. Det må vurderes opp mot deltagernes tidsbruk. Tid er en barriere. Hvis deltagerne opplever at det blir for mange forventninger om hva de skal delta på, kan de fort droppe ut. Tenk på at flere aktiviteter kan bety flere utgifter for deltagerne, for eksempel til transport. Det finnes ingen fasitsvar på hvordan og hvilke samlinger og kurs som skal tilbys for å følge opp ulike deltagere. Det som er viktig er at du har tenkt igjennom det.

Frivillighet Norge anbefaler tre typer samlinger, avhengig av aktivitet og deltagere:

• Kurs og faglig påfyll

Hvis deltagerne er opptatt av faglig utvikling, noe yngre deltagere er oftere enn de eldre, er det å følge dem opp med tilbud om kurs og faglig påfyll en god måte å holde på dem på. En idrettsklubb kan tilby frivillig trenere og ledere kurs i treningsmetoder og idrettsledelse. Helseorganisasjoner kan tilby kurs i arbeid med sårbare grupper og pårørende. Kommunen er viktige samarbeidspartnere. Kommunen kan hjelpe med fagpersoner som ofte kan stille gratis for frivilligheten.

• Sosiale samlinger

Hvis aktiviteten deltagerne er med på handler om å hjelpe eller være til stede for andre, eller er en helt konkret aktivitet (som håndarbeid eller kor), er det en god ide å tilby deltagerne og møtes i sosiale sammenhenger utenfor aktiviteten. Mange lag, organisasjoner og foreninger har tradisjoner for sommer- og juleavslutninger. Å gi deltagerne en mulighet til å bli kjent med hverandre utenfor aktivitet, bidrar til å styrke samholdet i gruppen. Da blir det blir mindre risiko for at deltagerne slutter.

• Felles fester eller markeringer

Felles fester eller markeringer kan brukes til å vise frem hele frivilligheten i en kommune eller en organisasjon, og er en fin måte å gi deltagere muligheten til å bli bedre kjent med deltagere fra andre organisasjoner og aktiviteter. Kommunen bør bidra til slike markeringer ved å tilrettelegge for organisasjonene slik at de får brukt offentlige plasser som torg, idrettsbaner og liknede, og kommunale bygg.

Legg til rette for at foresatte møtes og blir kjent med hverandre

Hvis du driver en aktivitet som er for barn og unge, vet du hvor viktig foresattefrivilligheten er. Enten de stiller opp som trenere, organiserer loppemarked og dugnader, eller kjører barna til og fra aktivitet. Alle foresatte vil stille opp for barna sine, og en viktig måte du kan bidra på er å gi dem en arena der de kan bli kjent med hverandre, holde dem informerte og gi dem medbestemmelse.

• Informasjonsmøter

Det er viktig å holde foresatte informert. Å ha jevnlige møter der de foresatte får informasjon om aktiviteten barna deres er med på, og hvilke forventninger til deltagelse det stilles til de foresatte, bidrar til forutsigbarhet og følelse av kontroll. Hvis den foresatte vet at det kommer en dugnad om et halvt år, er det enklere å planlegge. Bruk informasjonsmøtene til å beskrive hva oppgavene går ut på, særlig hvis det er nye deltagere. Ikke forvent at en ny foresatt vet hva en hallvakt er, eller blomsterkjøringsdugnad innebærer. Bruk tid på informasjonsmøtene til å snakke med de foresatte, spesielt nye, og vær sikker på at de har forstått hva som forventes og ønskes av dem.

• Egen foresattesamling samtidig som barn/unges aktivitet

Driver du en aktivitet der foresatte ofte er til stede under barna/de unges aktivitet, kan du legge til rette for en foresattesamling (eller informasjonsmøte) samtidig. Gjør det så enkelt som mulig, slik at det ikke krever for mye ressurser.

• Foresatterepresentant/-kontakt i styret

For å gi foresatte medbestemmelse, kan organisasjonen peke ut en foresattekontakt, eller velge en egen representant fra de foresatte til å sitte i styret. Denne personen har ansvar for å snakke om hva de foresatte er opptatt av, være i jevnlig kontakt med dem og løfte deres synspunkter inn i styrearbeidet. Det bidrar også til bedre informasjon at de foresatte har en person de kan kontakte, istedenfor å måtte kontakte ulike personer for ulik informasjon. Det krever ikke så mye å legge en slik rolle til et allerede valgt medlem av styret, men dersom antallet personer som sitter i styret må økes for å få inn en foresatterepresentant, må dette ofte besluttes i et årsmøte. Sjekk vedtektene om de gir noen retningslinjer for hvordan dette kan løses.