Tema 4 - Koordinering og samhandling  

For å styrke kommunens evne til å koordinere- og samhandle med frivillig sektor bør kommunen ha en ansatt med et klart mandat og ansvar for å tilrettelegge for bredden av lag og organisasjoner. Denne funksjonen omtales ofte som frivillighetskoordinator.

En frivillighetskoordinator er kanskje det viktigste virkemiddelet i frivillighetspolitikken.

Mange kommuner som har utviklet en helhetlig frivillighetspolitikk har en egen frivillighetskoordinator som har ansvaret for å følge opp målene i temaplanen.
Vedkommende må derfor ha frivillighetsfaglig kompetanse, ha god kjennskap og kontakt med bredden av lag og organisasjoner, og være kommunens fagperson på frivillig sektor innad i kommunen. Stillingen omtales ofte som kommunens «en dør inn» eller “navet” i frivillighetspolitikken. I noen kommuner er det daglig leder i frivilligsentralen som har denne rollen. I større kommuner legges den gjerne til et sentralt virksomhetsområde eller stab.

Forskning fra Institutt for samfunnsforskning viser til at en slik koordinatorrolle er en av nøkkelfaktorene for å få til økt dialog og samhandling mellom sektorene. I rapporten Frivillig sektors økonomi og lokallagenes rammevilkår vises det til at kommuner med en frivillighetspolitikk har et større fokus på å ta en tilretteleggerrolle for frivillig aktivitet. Dette gir også utslag i rammevilkårene for frivillig sektor, knyttet til økonomi og tilgang på lokaler og inngåelse av partnerskap i ulike prosjekter og tiltak. 

  I rapporten Lokal frivillighetspolitikk og lokale organisasjoner konkluderes det blant annet med at om kommuner har utviklet eller formalisert en egen frivilligpolitikk, har betydning for det konkrete samspillet mellom kommuner og frivillige organisasjoner. 

En frivilligkoordinator må være tilgjengelig for alle typer lag og foreninger. Åpen dør med lav terskel er sentrale stikkord. Hvis man er ny i rollen må man være på tilbudssiden for å bli kjent med bredden av lag og organisasjoner og bygge tillit. Tilby gjerne å komme på styremøter eller arrangementer for å lytte og lære. Unngå å blande deg i det frivillige arbeidet, det er ikke din rolle.  

Frivilligkoordinator bør ha jevnlig kontakt med lag og organisasjoner, for eksempel ved å sende nyhetsbrev om aktuelle tema som er viktig for sektoren og for å synliggjøre aktiviteter og tiltak i regi av lag og organisasjoner. Dette bør også sendes til folkevalgte og til kommunens virksomhetsledere slik at de blir oppdatert på frivillighetsfeltet. Nyhetsbrevet kan også legges en link i kommunens nyhetsbrev til kommunens innbyggere. Dette gir også et viktig signal om at kommunen er opptatt av hva som skjer i frivillige lag og foreninger. 

I større kommuner, og byer som er inndelt i bydeler med politisk ledelse, anbefaler vi å ansette egne frivillighetskoordinatorer som har fokus på dialog og samhandling med lag og organisasjoner. 

Som samfunnssektor representerer frivillig sektor et eget politikkområde.

Frivillighetskoordinatoren, som er kommunens fagperson på samhandling med frivillig sektor, bør aktivt fremme politiske saker som er viktige for lag og organisasjoner. 

Eksempler i mange kommuner og bydeler er behovet for å gjøre offentlig eide lokaler tilgjengelig for lokale frivillige organisasjoner, etablering av frivillighetsråd og forenkling av kriterier for å søke tilskuddsmidler. Andre aktuelle saker kan være frivillig sektors rolle i lokale og nasjonale kriser.

Som en del av saksbehandlingen bør frivillighetskoordinator har tett kontakt med de organisasjonene som er sentrale i saksinnholdet. Det gjør at forslaget som kommunaldirektøren fremmer overfor kommunepolitikerne og har bred legitimitet i organisasjonene som bidrar med innspill i i saksbehandlingen.
Prosessen gjør at politisk og administrativ ledelse også gjøres oppmerksom på frivillige lag og organisasjoners rolle som lokale samfunnsaktører.

Etablere et oversiktlig nettverk av kontaktpersoner i de ulike virksomhetene, slik at lag og organisasjoner vet hvem de kan kontakte i kommunen. Eksempler er planavdelingen, kulturkontoret, oppvekst, helse/sosial, NAV kontor, helsesykepleiertjenesten eller andre ansatte som har ansvar for friluftsliv, fornminne og natur og miljøvern, kultur, idrett etc.

Hensikten er to-delt:

• Mange frivillige lag og organisasjoner vet ikke hvor de kan henvende seg dersom de har behov for veiledning i saker som angår deres aktiviteter eller tiltak.

• Frivillige lag og organisasjoner driver aktiviteter og tiltak som kan være en ressurs for kommuneadministrasjonen og et gode for kommunens innbyggere. For eksempel kan en kontaktperson i NAV eller barnevernet legge til rette for å koble familier med vedvarende lavinntekt, og andre grupper som faller utenfor sosiale felleskap og fritidsaktiviteter - til aktiviteter og tiltak i regi av frivillige lag og organisasjoner. I noen sammenhenger kan slike koblinger kreve at det følger økonomisk støtte for å delta i aktiviteten. 
  

I mange kommuner har flere virksomhetsområder allerede denne typen direkte kontakt med lag og organisasjoner innen kultur og idrett. I tillegg har større lokalledd av nasjonale organisasjoner ofte supplerende kompetanse til offentlige tjenester. Eksempler er samarbeid eller tjenester knyttet til eldre med demens, pårørendeveiledning, beredskap, besøksordninger og større arrangementer. Andre eksempler er ulike bruker - og interesseorganisasjoner innenfor helse, sosialt arbeid og naturvern. 

Her kan det også legges inn viktige møter og søknadsfrister.

Det store mangfoldet av lag og organisasjoner gjør at det også er mange større aktiviteter og arrangementer i kommunen. Det er ikke uvanlig at disse kommer i konflikt med hverandre og fører til at det kommer færre deltakere, tilskuere og publikum etc. til det enkelte arrangementet. Kommunen kan derfor etablere et årshjul på sine nettsider der både kommunen og frivillige organisasjoner kan legge inn større og mindre arrangementer. Det gjør det enklere for lag og organisasjoner å planlegge når de ikke skal ha arrangementer. I dette årshjulet kan man også legge inn frister for å søke og rapportere på tilskuddsmidler.

Benytt digitale kommunikasjonskanaler som gjør det enkelt for både kommunen og lag og organisasjoner å gi og motta forespørsler og informasjon.

Som frivillighetskoordinator er man helt avhengig av å kunne kommunisere direkte med alle lag og organisasjoner i kommunen. I mange kommuner skjer det i sosiale medier. 

En annen måte er gjennom nyhetsbrev som sendes til alle. Innholdet kan være artikler skrevet av folk i organisasjonene, om aktuelle tema relevant informasjon fra kommunen. For å holde kommunenes politikere og ansatte orientert, bør dette også sendes til folkevalgte og til kommunens virksomhetsledere. Det kan også legges som link i kommunens nyhetsbrev til kommunens innbyggere. Dette gir også et viktig signal om at kommunen er opptatt av hva som har aktualitet for frivillige lag og foreninger. 

Forutsetningen er at det følger et lokalpolitisk forankret mandat om at hovedfokuset er å være en tilrettelegger for lag og organisasjoner uavhengig om den er ideell eller offentlig eid.

Frivilligsentralene er finansiert av stat og kommune og er derfor ikke en del av frivillig sektor lokalt. Det er likevel ikke uvanlig at politikere og ansatte i kommunen tror at de har en frivillighetspolitikk når de har en frivilligsentral. Men frivilligsentralen i seg selv kan aldri være kommunens frivillighetspolitikk. En frivillighetspolitikk skal utvikles i dialog med lag og organisasjoner og vedtas av kommunestyret i form av en plan. Frivillighet Norge anbefaler at kommunens frivillighetspolitikk beskrives i en temaplan for frivillig sektor.

I forskrift om tilskudd til frivilligsentraler står det i formålet at Frivilligsentralene skal stimulere til frivillig innsats, være åpne møteplasser for befolkningen og være et bindeledd mellom kommunen og frivillig sektor.

I frivillighet Norge ser vi at kommuner fortolker formålet i forskriften på helt ulike måter.

Blant annet får kommuner og bydeler statlige midler til å etablere frivilligsentraler som skal ha hovedfokus på å rekruttere innbyggere og kanalisere frivillige til kommunale tjenester. Formålet er å dekke kommunens egne behov, I slike kommuner er det mer vanlig at frivilligsentralen oppleves som en konkurrent, eller irrelevant som samarbeidspartner, av de frivillige organisasjonene. Se også Frivillighet Norges refleksjoner om kommunale frivillige (PDF).

Når Frivillighet Norge mener at frivilligsentralene likevel har et potensial for å være navet i kommunens frivillighetspolitikk, så er det nettopp fordi daglig leder er finansiert med offentlige midler. Frivilligsentralene har derfor mulighet for være et viktig virkemiddel – en koordinerende instans - som kan omsette frivillighetspolitikken ut i praksis. Det forutsetter at daglig leder har mandat til å ha en koordinatorrolle som:

• Tilrettelegger for å skape vekst og utviklingsmuligheter for frivillig lag og foreninger

• Bindeledd mellom frivillige lag og foreninger og kommunen/ kommunale tjenester.

• Utvikler dialog og samhandlingsstrukturer mellom frivillig sektor og kommunen.

I slike kommuner har daglig leder rollen som en tilrettelegger, og tilbyr veiledning og samarbeid om utvikling av tiltak og aktiviteter, bistand med søknader osv., I noen kommuner omtaler man frivilligsentralen som kommunens en-dør-inn for frivillige lag og organisasjoner.

"Mitt mandat er å legge til rette for å skape frivillig engasjement og aktivitet. Alle henvendelser og initiativ fra lag og foreninger må derfor behandles som ferskvare. Man må være tett på med en gang og legge vekk andre ting som ikke er så viktig. Ellers risikerer jeg å ikke høre mer fra dem."
 
Utsagnet kommer fra daglig leder i en frivilligsentral som har et klart mandat om å være navet i kommunes frivillighetspolitikk. Hensikten er å være på tilbudssiden og være en samhandlingsgenerator ved å bistå lag og organisasjoner i konkrete saker som er viktige for dem. Her opplever organisasjonene at det er lav terskel for å drøfte ideer, komme med forslag til samarbeid eller for å få hjelp - fordi de føler at det de driver med blir anerkjent. 

Eksemplene over viser at det er stor forskjell på hvordan frivilligsentralene driftes i kommunene. I kommuner der frivilligsentralen oppleves som en konkurrent kan løsningen være å forsterke tilretteleggerrollen ved å styrke frivilligsentralens fokus på frivillige lag og organisasjoner.
I mindre kommuner er naturlig at daglig leder i frivilligsentraler har denne rollen. I byer, bydeler og i de større kommunene, er det mer vanlig at det ansettes egne frivillighetskoordinatorer.