Tema 5 - Møteplasser og dialogarenaer 

Behovet for å etablere forskjellige former for møteplasser henger ofte sammen med kommunens størrelse, utstrekning og antall innbyggere.

Det som er felles er at møtene i stor grad må bygge på frivillig sektors premisser.

• For å sikre eierskap og relevans bør program og temaer for møtene i størst mulig grad utformes i dialog med lag og organisasjoner.   

• Folk som er aktive i lag og organisasjoner er ofte svært opptatte. Send ut invitasjon og agenda for møte i god tid i forkant. Vær så konkret som mulig, for eksempel at kommunen trenger innspill til utformingen av kommunale tilskuddsordninger.  

• Bruk flere kommunikasjonskanaler dersom målet er at flest mulig lag og organisasjoner kommer. Ta gjerne direkte kontakt med organisasjoner som kommunen har lite kontakt med. Eksempler kan være barne- og ungdomsorganisasjoner, innvandrerorganisasjoner og små foreninger.   

• Det må være en plan for hva som skjer etter møte. Noen må ha ansvaret for å følge opp innspillene i den videre prosessen.  

• Husk at engasjerte i frivillige lag og organisasjoner som regel er på jobb på dagtid. Møtepunkter med frivillige lag og organisasjoner må derfor legges til kveldstid. Dersom det står i invitasjonen at det er enkel servering og kaffe, øker sjansen for at flere vil delta.  

Frivillighet Norge anbefaler at kommunen, i dialog med organisasjonene, etablerer en fast åpen møteplass som arrangeres en gang i året der alle typer frivillige organisasjoner, kommuneledelse og ansatte i sentrale virksomhetsområder deltar. I mange kommuner arrangeres dette som en frivillighetskonferanse.

Hensikten er å utvikle samarbeidsrelasjoner mellom kommunen og frivillige organisasjoner som ellers ikke ville skjedd. 

Eksempler er videreutvikling av eksisterende samarbeid, utvikling av nye tiltak, nye former for avtaler, partnerskap og støtteordninger. Andre eksempler er bedre koordinering av felles prosjekter og utveksling av ideer om hvordan man kan samarbeide for å løse lokale samfunnsutfordringer.

Tema og innhold

Kommunen og organisasjonene bør diskutere sammen hva en slik møteplass bør inneholde for at det skal være attraktivt for lag og organisasjoner å delta. Eksempler på tema kan være støtteordninger, mangel på lokaler, utfordringer knyttet til rekruttering av frivillige og medlemmer, frivillighetsfaglig påfyll, viktige prosjekter som angår organisasjonene og/eller kommunen, deling av kunnskap og sonderinger rundt samarbeidsrelasjoner.

Dersom det ikke eksisterer en slik årlig møteplass kan det være smart å hente inspirasjon fra andre kommuner eller videreutvikle møteplasser som allerede eksisterer. Ta kontakt med Frivillighet Norge dersom du trenger tips.

Husk å invitere alle

Husk at lag og organisasjoner som ikke er så synlige i nærmiljøene også inviteres med. Eksempler er barne- og ungdomsorganisasjoner og innvandrerorganisasjoner. Alle som ønsker, må få anledning til være med.

Når bør det skje?

I noen kommuner legges frivillighetskonferansene til en helgedag hvor det også arrangeres frivillighetsmarked eller frivillighetsfestival på dagtid. Her inviteres alle frivillige lag og organisasjoner til å sette opp stands for å vise frem sine aktiviteter til kommunens innbyggere, og selge vafler og drikke. 

Flere kommuner legger sin frivillighetskonferanse til 5 desember, som er den internasjonale frivillighetsdagen. Noen deler også ut en lokal frivillighetspris for å vise at kommunen anerkjenner og setter pris på frivillig innsats i regi av lag og organisasjoner.  

Fylkeskommunale dialogkonferanser

Frivillighet Norge anbefaler at også fylkeskommunene legger til rette for årlige dialogkonferanser der politikere og administrasjon deltar. Her det mest relevant å invitere paraplyorganisasjoner og fylkesleddene til de frivillige organisasjonene. 

Lag og organisasjoner som er aktive utenfor kommunesentraene har mye å bidra med når det gjelder nærmiljø og områdeutvikling. De beskrives ofte som lytteposter i nærmiljøene med stor lokalkunnskap. De vet i mange sammenhenger hvor skoen trykker, har ideer om muligheter og ressurser, og de har infrastruktur og nettverk gjennom sine medlemmer. I tillegg finnes det ofte lokale tradisjoner for å «trekke sammen» og samarbeide når det oppstår behov.

I Frivillighet Norges innspillprosesser i kommunene svarer en del organisasjoner at det er behov for møteplasser for å styrke dialogen mellom kommunen og organisasjonene ute i distriktene. Dette ble mer aktuelt etter at flere kommuner slo seg sammen og mange innbyggere opplevde at det ble større avstander mellom folk og lokale myndigheter.    

Ofte finnes det allerede eksisterende fysiske møteplasser, som flere organisasjoner opplever å ha en tilhørighet til. Frivillighet Norge anbefaler å ta utgangspunkt i disse. Erfaringen er at når lag og organisasjoner først kommer sammen, så har folk stort behov for å snakke om saker som er viktige i lokalmiljøet. De egner seg derfor godt til å gjennomføre strukturerte dialog og innspillprosesser for å kartlegge ressurser, utfordringer og behov - sammen med kommunen.    

Noen kommuner har forskjellige varianter av grendelag. Disse vil kunne bidra til å styrke dialog og samhandling mellom frivillig og kommunal sektor, dersom de som er representert i grendelagene er frivillige lag og organisasjoner. 

For noen lag og organisasjoner kan det være behov for å ha egne dialogmøter med andre frivillige organisasjoner som har samme formål eller driver samme type aktivitet. Eksempler er idrettsorganisasjoner, kulturorganisasjoner, organisasjoner som drives av barn- og unge, friluftsorganisasjoner, beredskapsorganisasjoner, innvandrerorganisasjoner, miljøorganisasjoner osv. Disse har mye kompetanse på hvert sitt område som i mange tilfeller korresponderer med kommunens ansvar innenfor kultur og idrett, oppvekst, plan og bygning osv.

Et viktig virkemiddel for å utløse mer samhandling, og mer ressurser, er å etablere jevnlige møter med ansatte i kommunale virksomheter som kan veilede eller legge til rette for samarbeid i saker som er viktige for de frivillige organisasjonene.
Nytteverdien i dette er gjensidig. Også kommunale virksomheter kan ha stor nytte av å få nærmere kjennskap til lag og organisasjoners aktiviteter. Det kan gi kommunen større innsikt i hvordan man kan støtte opp om at barn, unge og voksne i med ulike utfordringer, inkluderes i de sosiale fellesskapene som disse organisasjonene representerer. 

En frivillighetskoordinator må ha flere å spille på lag med for å nå målene i temaplanen.

En frivillighetskoordinator med hovedfokus på lag og organisasjoner har allerede en ressurs å spille på ved å samhandle med frivillig sektor.

Lag og organisasjoner kan ha mye kompetanse på tema som korresponderer med kommunens ansvar innenfor helse, sosiale tiltak, integrering, beredskap, sosial bærekraft og bærekraft innenfor miljøvern.

Noen kommuner har etablert ulike former for ressursgrupper der kommunale virksomhetene har møter med lag og organisasjoner for å samordne ressurser.

Eksempler på tema kan være tilbud til eldre, inkludering av barn og unge, arrangementer innenfor idrett og kultur og beredskap.   

Lokale lag og organisasjoner representerer et stort mangfold av tiltak og aktiviteter. For å styrke dialogen og samhandlingen mellom kommunen og en større bredde av lag og organisasjoner anbefaler Frivillighet Norge kommuner å etablere et frivillighetsråd/forum som er sammensatt av flere typer lag og organisasjoner.  Friluftsorganisasjoner, kulturorganisasjoner, barne- og ungdomsorganisasjoner, interesseorganisasjoner, miljøorganisasjoner og innvandrerorganisasjoner er eksempler på det. Det er naturlig at idrettsrådet og andre lokale paraplystrukturer er representert i et slikt råd/forum.

Alle kommuner som er kåret til årets frivillighetskommune av KS og Frivillighet Norge har et slikt råd/forum eller tilsvarende. De kan ha forskjellige navn, men har til felles at kommunens frivillighetskoordinator har en sekretærfunksjon i møtene. 

Frivillighetsrådet/forumet bør være et samarbeidsorgan og må ha et klart mandat til å ha innflytelse på virkemidlene i frivillighetspolitikken. På den måten vil er rådet/forumet diskutere saker som er viktige for bredden av frivillig sektor. Det bør derfor legges til rette for at kommunens lag og organisasjoner:

• Har tilgang til møteprotokoller/referater i frivillighetsrådet 

• Kan spille inn saker og problemstillinger til rådet 

I tillegg må frivilligkoordinator kunne fremme frivillighetspolitiske saker fra frivillighetsrådet/forumet til kommunestyret/bydelsutvalget, som angår bredden av frivillig sektor. Et eksempel kan være behovet for flere offentlige lokaler gjøres tilgjengelige for lag og organisasjoner.  

Et smarte grep kan være at frivillighetskoordinator sender ut link med referatet i frivillighetsrådet/forumet til alle lag og organisasjoner med tilgjengelig mail. Dette øker sjansen for at viktig informasjon når frem til styret i den enkelte organisasjon. Frivillighetskoordinator kan samtidig sørge for at linken sendes til sentrale ansatte og gruppeledere i de politiske partiene.    

Frivillighet Norge anbefaler at også fylkeskommunene legger til rette for en tilsvarende møtestruktur for paraplyorganisasjoner og fylkesleddene til de frivillige organisasjonene. 

Ta kontakt med Frivillighet Norge for nærmere drøfting av hva som fungerer godt i andre fylkeskommuner.