Hvordan overholde budsjettet?
Hvordan skal budsjettet brukes?
En viktig tommelfingerregel er at styret ikke skal bruke penger på noe som ikke er nevnt i budsjettet.
Det høres enkelt ut, men det er faktisk ikke så enkelt. Styret må nemlig også følge med på at inntektene som organisasjonen har regnet med, kommer inn. Hvis organisasjonen får færre penger inn enn det som er budsjettert må styret sørge for at det brukes mindre penger, også.
Det er viktig at budsjettet er realistisk. Det vil si at det må være sannsynlig at de inntektene som står i budsjettet kommer og at utgiftene man planlegger er riktig stipulert. Et vanlig spørsmål i en budsjettdebatt er ”hva koster det?”, det kan det være vanskelig å svare på.
En god idé er å lage en beregning over hva dere forventer ting koster. Det kan gjøres på flere måter – i eksempelet under ser vi på kostnader:
Eksempel på kostnadsberegning for et medlemsmøte:
Å beregne kostnader betyr at dere tenker over hva alt dere trenger, kommer til å koste. Her ser vi for oss et medlemsmøte med 20 deltakere i leid lokale med enkel servering:
| Hva | Mengde | Kostnad | Kommentarer |
|---|---|---|---|
| Kaffe | 1 pose kaffe til 40 kr | 40 kroner | |
| Leie av lokaler | Møterom 3 timer til 200 kr timen | 600 kroner | |
| Pizza | 6 store pizza til 200 kr per stykk | 1200 kroner | |
| TIL SAMMEN | 1840 kroner | ||
| Avrundet | 2000 kroner | Avrundet opp for å ha en sikkerhetsmargin |
Kort fortalt: Finn ut hva du trenger å kjøpe eller betale for, finn ut hvor mye det koster, og regn sammen for å finne kostnaden for aktiviteten. Bli enige før dere lager budsjettet om antall deltakere og hvor mye maten skal koste. Da sørger dere for at det ikke blir konflikter etter arrangementet.