Hvordan gjennomfører vi et årsmøte

Tydelig struktur

Årsmøtet skal være en positiv begivenhet for deltakerne i organisasjonen, og bør ha tydelig struktur. Mange organisasjoner velger å servere mat og drikke på årsmøtet for å gjøre møtet til en hyggelig felles markering for alle medlemmene. Man kan også legge opp et større program, for eksempel med inspirerende foredrag eller et kulturelt innslag.

Sørg for god informasjon til medlemmene om tid, sted og påmelding. Det gjør det lettere for folk å prioritere å delta.

Følg vedtektene

Vedtektene bekriver hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Husk at årsmøtet er et formelt møte.

Det er viktig at alt skjer slik det er beskrevet i vedtektene: Innkalling til årsmøte, styrevalg, behandling av regnskapet og andre saker skal gjøres på den måte som vedtekene beskriver.

Vedtektene bestemmer hvem som har stemmerett på årsmøtet. Hvis ikke alle medlemmer har stemmerett er det likevel vanlig at de som ikke har stemmerett kan sitte og høre på i årsmøtesalen.

Innkalling

Prosessen med å arrangere årsmøte starter med at styret sender innkalling og sakspapirer til møtet, slik at medlemmene får mulighet til å lese og finne ut hva de mener om forslagene før møtet.

Hvilke saker som må stå på dagsorden på årsmøtet og når innkallingen og sakspapirene skal sendes til medlemmene, står i vedtektene. Det bør for eksempel beskrives i vedtektene hva som er fristen for å sende ut innkalling til årsmøtet. (Fristen beskriver når medlemmene skal motta innkalling, ikke når den skal sendes ut.)

I dag er det like vanlig å sende ut innkallingen på epost som via ordinær postgang.

Det er viktig å ha et oppdatert medlemsregister sånn at alle medlemmer får innkallingen. Innkallingen skal beskrive tidspunkt, sted, hvilke saker som skal behandles i henhold til vedtektene, frist for å foreslå saker og hvem som kan kontaktes for spørsmål.

Det er lurt å ha en frist for når folk skal melde seg på eller melde forfall.

Protokoll

Under møtet skal det føres referat. Etter møtet skal dette referatet bli en protokoll som dokumenterer hva årsmøtet bestemte.

De som fører referatet skal velges av årsmøtet sammen med to som skal undertegne protokollen i etterkant, for å sikre at protokollen er korrekt. Behandlingen av sakene følger samme oppskrift som vanlige møter, men det er ekstra viktig at den som skriver referat er nøye og får med seg alt som skjer på møtet. Det er ofte lurt å være to eller tre som skriver referat. De skriver så et referat sammen i etterkant. Alle vedtak må beskrives, samt hvem som har vært til stede.

Hvem kan delta?

Følg vedtektene deres. Det er vanlig at alle medlemmer kan delta på årsmøtet hvis ikke organisasjonen er veldig stor. Noen organisasjoner med mange lokallag velger årsmøtedelegater, men da er det fordi organisasjonen er såpass stor at det er upraktisk eller dyrt om alle medlemmer skulle møte.

Hvem har stemmerett?

Følg vedtektene deres. Det vanligste er at alle ordinære medlemmer som har betalt medlemskontingent har møte-, tale- forslags- og stemmerett på årsmøtet. De som ikke er medlemmer eller ikke har betalt siste kontingent har ikke rett til å delta, men årsmøtet har anledning til å innvilge dem observatørstatus, noe som innebærer at de kan delta på møtet uten rettigheter. Årsmøtet kan også innvilge observatørene talerett hvis de ønsker det. Det er ikke vanlig å gi observatører forslagsrett.

Å gi ikke-medlemmer stemmerett på årsmøtet vil være å undergrave organisasjonsdemokratiet. Gjester og innledere får vanligvis ikke tale- eller forslagsrett.