10 tips til deg som skal arrangere årsmøte
- Planlegging.
Start planleggingen av årsmøtet tidlig. Sjekk vedtektene om når innkallingen og sakspapirene skal sendes ut for at møtet skal være lovlig innkalt. - Forslag til saker.
Alle medlemmer kan sende inn forslag til saker de ønsker at årsmøtet skal behandle. Disse må sendes inn skriftlig innen en gitt tidsfrist. Styret skal ta stilling til forslag som kommer inn, og nødvendige sakspapirer til forslag som skal opp på årsmøtet, skal sendes ut til alle medlemmene sammen med de andre sakspapirene. - Forbered sakene.
Sett av god tid til dette. Det skal lages forslag til nytt budsjett og handlingsplan for organisasjonen, årsmeldingen må skrives, og regnskapet må være ferdig og revidert. - Innkalling.
Sørg for at innkallingen har kommet frem til medlemmene i god tid før årsmøtet, og i henhold til vedtektene. Innkallingen skal inneholde dato, sted og klokkeslett, dagsorden for møtet og nødvendige sakspapirer. - Valgkomité.
Komiteen bør i god tid ha funnet kandidater til styret. De valgkomiteen innstiller må få vite det før møtet, og de må ha sagt ja til å stille til valg. Det er fint om kandidater valgkomiteen ikke innstiller, også har fått beskjed. - Møteledelse.
Velg en person som skal styre møtet. Det er lurt å spørre noen før møtet slik at hen kan forberede seg. Møteleder bør være en annen enn styrets leder. Møteleder bør ved starten av møtet gå gjennom hvordan årsmøtet gjennomføres, og forklare hvordan man for eksempel ber om ordet for å holde et innlegg eller spørre om saksgangen. (Se vedleggsdelen for mer om møteledelse.) - Orden.
Vær godt forberedt og pass på at alle har tilgang til sakspapirene digitalt. - Vedtekter.
Sørg for å ha vedtektene for organisasjonen lett tilgjengelig. Møteleder må kjenne vedtektene godt og følge det som står om årsmøtet. - Hygge.
Trekk gjerne inn noen som ikke sitter i styret til å ordne med mat og drikke, og ha gjerne en sosial kveld etter møtet. - Takk.
Husk å takke de som ikke lenger skal sitte i styret og andre som har hjulpet til med årsmøtet.