Hva må legges frem på årsmøtet?

Godkjenning av innkalling

Den første saken årsmøtet behandler er godkjenning av innkalling til årsmøtet. For at innkallingen skal bli godkjent må styret ha sendt den innen fristene i vedtektene.

Velge ordstyrer og referent

Når årsmøtet har godkjent innkallingen til årsmøtet velges ordstyrer og referent. Ordstyreren bør sitte godt synlig og skal fra nå lede gjennomføringen av årsmøtet. I noen organisasjoner er det bestemt at ordstyreren skal være en som ikke har stemmerett. Ordstyreren kan være hvem som helst, men det bør ikke være en som er på valg til et verv eller allerede er styreleder i organisasjonen.

Behandle årsmelding

Neste sak som skal behandles er årsmeldingen (også kalt styrets beretning eller årsrapport). Årsmeldngen er en oppsummering av virksomheten i organiasjonen det siste året. Den skal inneholde presentasjon av styret, medlemmer, møter, arrangementer og økonomiske situasjon og eventuelle andre informasjoner eller erfaringer som styret mener er viktige. Årsmeldingen kan gjerne være kort. Styret skriver og signerer årsmeldingen.

Regnskap og budsjett

Etter årsmeldingen legger styret fram regnskap for forrige år, og forslag til budsjett for året som kommer. Under saken om regnskap behandles også revisjonsberetninger dersom man har det. Les mer om dette i kapitlet om økonomi. Budsjettet må være oversiktlig og lett å forstå og henge sammen med handlingsplanen.

Handlingsplan

Årsmøtet skal deretter behandle styrets forslag til handlingsplan. Den beskriver hvilke aktiviteter styret skal jobbe for at gjennomføres i kommende år.

Vedtektsendringer

Hvis vedtektene ikke lenger passer helt med det organisasjonen gjør eller vil gjøre, eller måten organisasjonen er organisert på, kan det være aktuelt å endre vedtektene. Vedtektsendringer kan bare gjøres på årsmøtet, og de kan foreslås av enten av styret eller enkeltmedlemmer. Forslag om vedtektsendringer behandles under posten ”innkomne forslag” på årsmøtets dagsorden. Det er vanlig at vedtektene i en organisasjon inneholder regler for hvordan forslag om endringer i vedtektene skal behandles. Disse reglene må følges for at en vedtektsendring skal være gyldig. Normalt dreier det seg om hvilke frister som gjelder for å varsle medlemmene om at vedtektsendring vil bli et tema på neste årsmøte, og om hvor stort flertall som må stemme for vedtektsendringen, for at den skal være godkjent.

Innkomne saker

Dersom medlemmene ønsker å diskutere noe spesielt på årsmøtet, kan de melde inn saken til styret innen en frist som står i vedtektene. Styret bør behandle forslaget før møtet og innstille til årsmøtet på om forslaget skal vedtas.

Andre poster

Ofte er det også en plass på årsmøtet for medlemmene til å debattere fritt og løst, for eksempel en "generell politisk debatt" i en politisk organisasjon.

Årsmøtet kan også endre hva organisasjonen mener, ved å behandle og endre sentrale dokumenter som "Verdigrunnlag" eller "Prinsippprogram", eller vedta uttalelser om hva organisasjonen står for. Prosessene her må være ryddige, og det er vanlig at forslag til endringer må sendes inn i god tid før årsmøtet så de kan diskuteres i organisasjonen også før møtet.