Kontingent og registrering av medlemmer

Medlemmene er organisasjonens viktigste ressurs. Styret i organisasjonen må sørge for gode rutiner for medlemshåndtering slik at medlemmene kan delta i organisasjonsdemokratiet og med frivillig innsats i organisasjonen. Her er en kort beskrivelse over de ulike håndteringsprosessene:

Innmelding

Organisasjonen må lage innmeldingsskjema som de som melder seg inn organisasjonen skal fylle ut.

Oppgaven med å ta i mot skjemaet og registrere nye medlemmer i medlemsregisteret må ligge hos en av styremedlemmene i organisasjonen, eller hos daglig leder hvis organisasjonen har ansatte.

Den som melder seg inn må få en bekreftelse om medlemskapet så fort som mulig.

Når organisasjonen har gode rutiner for inn- og utmelding blir kontingentinnkrevingen og all kommunikasjon med medlemmene enklere.

Kontingenter/avgifter

Medlemskontingenten er en generell avgift som må betales for å bli medlem av organisasjonen. Nye medlemmer blir som regel offisielt medlem når første kontingent er betalt.

Kontingentens størrelse fastsettes av årsmøtet og stiftelsesmøtet. Be medlemmene merke kontingentinnbetalingen med hvem innbetalingen gjelder for, for eksempel oppgi medlemsnummer dersom dere har det, og perioden kontingenten gjelder for. Da er det lett å se om medlemmet har betalt eller ikke.

Husk at nye medlemmer kan være nysgjerrige på hva kontingenten skal dekke av organisasjonens utgifter. Det bør derfor stå klart og tydelig på organisasjonens nettside hva organisasjonen bruker pengene sine til.

Medlemsregisteret

I medlemsregisteret står som regel navn, fødselsdato, e-postadresse og telefonnummer.

Personopplysninger i medlemsregisteret skal bare være tilgjengelige for personer som har behov for opplysningene i forbindelse med administrering av organisasjonens aktiviteter.

Hvis dere søker økonomisk støtte kan dere støte på krav om at dere gir flere opplysninger om medlemmene. Da må dere sørge for at medlemmene oppgir disse i innmeldingsskjemaet. Det finnes en rekke online medlemsregistre som man kan benytte seg av, men for små organisasjoner kan det være nok å bruke et enkelt regneark.