3 - Forsvarlig økonomiforvaltning

Slik sikrer du god økonomisk flyt

Alle organisasjoner trenger inntekter for å drive sitt arbeid. Som styremedlem har du sammen med de andre et kollektivt ansvar for at organisasjonen innfrir de forpliktelsene den har i henhold til lover, regler og kontrakter.

Det betyr:

• Regnskapet skal følge reglene for god regnskapsskikk
• Det skal foreligge gode kontrollrutiner for bruk av midlene
• Det må lages en god inntektsstrategi
• Det bør arbeides for å minimere risikoen for inntektssvikt
• Styret bør ha en aktiv holdning til å generere nye inntekter

Styret har ansvaret for at midlene forvaltes på en god måte. Det kan ikke være én økonomiansvarlig sitt ansvar alene, eller legges på skuldrene til en daglig leder.

Årsaken er åpenbar: Organisasjonen må ha så gode vilkår som mulig for å kunne arbeide for formålet og for å oppnå resultater i tråd med disse.

Det er derfor du er i styret, for å sikre både driften og fremdriften. Dere har et ansvar for å forvalte organisasjonen.

Det er avgjørende for en organisasjon at økonomien ikke blir en belastning.

Minst fire ganger i året bør styret orienteres om regnskapet, slik at man kan diskutere alt fra risiko til muligheter. Hyppig rapportering kan være med på å begrense skade.

Følg med på likviditeten. Har det gått for mye av kontoen til ett eller flere områder? Er det gjort innkjøp som ikke er planlagt? Har det skjedd ting som gjør at inntektene svikter?

Styret har et tilsynsansvar, og det er sunn drift å holde øye med pengestrømmen.

Fra tid til annen leser vi om misbruk av organisasjoners midler. Heldigvis er dette unntaket, og ikke regelen.

Du kan også bidra til å hindre muligheten for misbruk gjennom å skape gode retningslinjer og rutiner for hvordan midlene skal disponeres.

Selv om det ikke forekommer misbruk, er det alltid en god idé å sørge for at heller ingen mistenker at det skjer. Bygg tillit gjennom alt dere gjør.

Her er noen gode råd:

• Sørg for så lite håndtering av kontanter som mulig
• Anbefal Vipps eller overføring til bankkonto
• Alltid minst to personer tilstede ved opptelling av penger
• Alltid to personer involvert i overføringer til bank
• La det være en ekstra person som kontrollerer organisasjonens bruk av midler

• Det er viktig å ha en løpende dialog med ledelsen om varekjøp og bestillinger, enten det er dedikerte medlemmer eller eventuelle ansatte som er ansvarlige for å kjøpe inn materiell.
• Følg rådene i forrige kapittel om åpenhet rundt budsjetter og økonomi

Til slutt kan det være et tankekors dersom organisasjonen lever på én inntektskilde alene, f.eks. kontingent.

Her kan styret være kreative, og drøfte muligheten for å skape inntektsstrømmer fra flere hold.

Jo flere enkeltkilder til inntekter man har, desto bedre står man rustet til å takle bortfall av inntekter på et annet område.

Tre spørsmål du kan svare på nå:

• Hvem har ansvaret for at organisasjon følger god regnskapsskikk?
• Bør ansvaret for regnskapet ligge hos én økonomiansvarlig?
• Hvorfor bør en organisasjon tilstrebe å ha flere inntektskilder?

Eksempel: Grendedagene