5 - Evaluering

Vi må ikke bare lære, men også forandre

Nå er vi inne på et av de feltene det erfaringsmessig er aller vanskeligst å gjennomføre riktig, nemlig evaluering – og hva som bør komme ut av det.

Som styremedlem i en frivillig organisasjon bør det finnes gode rutiner for kontinuerlig evaluering av virksomheten.

Hovedmålet er å lære. Så man kan forbedre rutiner, arbeidsform, finne bedre måter å samhandle på.

Kort sagt: Kontinuerlig forbedring. Man evaluerer ikke bare fordi det er et punkt på lista, det har en misjon.

Rapportering handler om å dokumentere at organisasjonen har gjennomført arbeidet sitt i henhold til vedtatte planer.

Evaluering er:

• En strategisk prosess for å forbedre organisasjonens virke.
• Viktig når styret skal finne ut om tiltak har hatt ønsket effekt.
• Noe som skal føre frem til at det vedtas forbedringer.

Vi har lært om evaluering på skolebenken, men det er en grunn til at frasen «og alle var enige om at vi hadde hatt en fin tur», er blitt hengende igjen.

Som styremedlem har du medansvar for at de forbedringene som identifiseres, faktisk blir gjennomført.

Alt griper inn i alt, og prinsippet om åpenhet bør følges også når man evaluerer.

Fortell derfor medlemmene at dere evaluerer, og hvordan dere evaluerer. Vær også åpen med at det kan komme endringer. Gjennomfør gjerne en høring om potensielle endringer, der det kan være aktuelt, for å sikre medbestemmelse.

Verdifulle meninger kan komme fra enkeltmedlemmer. Da må de ha grunnlag for å gjøre seg opp disse meningene.

Én måte å gi medlemmene en anledning til å komme med sine meninger, er å innføre informasjon fra styret på medlemsmøter.

Kan du komme på flere mulige kanaler for å informere om styrets arbeid?

Driften av organisasjonen må være så effektiv som mulig, og dette er styrets ansvar. Evalueringsprosessen er derfor et viktig verktøy.

Er aktivitetene man gjennomfører de riktige, brukes ressursene riktig, er omdømmebyggingen god? Er kommunikasjonen mot media og publikum hensiktsmessig?

Verden utenfor vår organisasjon er nemlig stadig i endring. Samfunnet vårt har andre utfordringer enn for ti eller femti år siden.

Derfor er det høyst sannsynlig stadig behov for nye tanker og kreativitet omkring måten organisasjonen gjennomfører sitt arbeid.

Tre spørsmål du kan svare på nå:

• Holder det å evaluere organisasjonens arbeidsmetoder, aktiviteter og prosjekter én gang i året?
• Hvem har ansvaret for at organisasjonens drift er effektiv?
• Hva må du gjøre dersom evalueringen viser at et tiltak ikke gir resultater?

Eksempel: Grendedagene