6 - Planlegging

Planlegging skaper forutsigbarhet

Det er godt styrearbeid å utarbeide en årsplan, for å sikre stabil og langsiktig drift av organisasjonen.

Planene må baseres på:

• Realistiske vurderinger av hva man kan få til
• Vurdering av hvilke ytre omstendigheter som kan ha betydning
• Et realistisk budsjett som viser hvordan arbeidet skal finansieres.
• En forventning om at vedtatte prioriteringer følges.

I sum kan man si at styrearbeid er planlegging, og jo bedre planleggingen er, desto mindre opprydding trenger man.

Det er viktig at det finnes kompetanse til strategisk planlegging i styret. Hvis styret erkjenner en mangel på denne kompetansen, bør den innhentes.

Det er aldri for sent å lære noe nytt.

Veien til en god strategi kan være ulik fra organisasjon til organisasjon. Hos noen er det styret som vedtar planene, hos andre er det en en større prosess som innvolverer medlemmer og andre interessenter.

Det vanligste er at overordnede handlingsplaner vedtas av årsmøtet.. Deretter får styret ansvaret for å følge disse planene.

I tillegg får styret ofte ansvaret for å vedta særskilte planer på ulike områder.

Når alt dette er sagt, er det styrets ansvar for at planene forankres.

Gode strategier er alltid forankret hos:

• Medlemmene av en organisasjon
• Den daglige ledelsen
• Et enstemmig styre
• Samarbeidspartnere og interessenter

Det er sjelden slik i frivillig organisasjonsdrift at det finnes endeløse midler til gjennomføring. Det er viktig at hver krone brukes riktig, slik at aktivitetene bygger opp under organisasjonens overordnede formål.

Spør deg derfor selv:

• Er dette, vi er i ferd med å legge planer for nå, noe som vil bygge opp under formålet vårt?

Det må vedtas budsjetter for den økonomiske delen av planene. Her må det finnes realistiske tall for inntekter og finansiering.

Så til slutt kommer det budsjettet som ingen finansminister kan lære oss noe om:

Humankapitalen.

• Har vi nok folk til å gjennomføre det vi ønsker?
• Må vi rekruttere medlemmer eller fornye innsatsgløden?
• Hva må til for at tilstrekkelig antall medlemmer melder seg på?

Det er mennesker som utgjør organisasjonen. Drøft hvordan man bør arbeide med nyrekruttering og vedlikehold av medlemsmassen, så dere kan skape en langsiktig strategi der det alltid vil finnes nok folk som er villige til å gjøre en innsats.

Det viktigste og mest utfordrende når man lager planer er å sikre at de er realistiske. At de kan gjennomføres innenfor rammene. At man har nok folk, og at de som stiller opp er motiverte.

Tre spørsmål du kan svare på nå:

• Hvorfor er det viktig å ha strateger med i et styre?
• Kan man legge planer for aktiviteter uten å vedta et budsjett?
• Hvor viktig er det å vite at man har frivillige nok til å gjennomføre en aktivitet før man legger planer for det?

Eksempel: Grendedagene