2 - Åpenhetsprinsippet

Slik skaper du engasjement og trygghet

I Norge som i flere andre land etterstreber vi åpenhet og innsyn, og det er vedtatt ved lov i det offentlige. En frivillig organisasjon er ikke underlagt offentlighetsloven på samme vis.

Styret skal sørge for innsyn i beslutningsprosesser og i hvordan ressursene forvaltes.

Åpenhet bør likevel ikke ses på som et valg man har, det bør være en grunnleggende for enhver organisasjon.

Årsaken til dette rådet er i grunnen åpenbar. Åpenhet og innsyn vil sikre godt omdømme både utenfra og internt, skape trygghet for alle involverte og gi økt lojalitet hos medlemmene.

Jo større grad av åpenhet, desto mindre grobunn vil det være for at mistanker og usikkerhet får forplante seg.

Det er viktig at man er åpen, ikke bare om hva som vedtas, men også om hvordan vedtak blir fattet.

Dernest er det viktig å fortelle tydelig om hvordan man kan være med og påvirke disse prosessene, for alle som ønsker å involvere seg.

Når du er styremedlem er du ansvarlig for organisasjonens omdømme.

Styret er ansvarlig for:

• At alt organisasjonen gjør og sier er i tråd med formålet.
• At organisasjonen handler etter det som er vedtatt.
• At prioriteringene som er vedtatt følges.
• At medlemsdemokratiet fungerer.

Selvsagt skal man følge lover, forskrifter og regler. Det er et minstekrav. Som styremedlem bør du også sammen med de andre styret tenke over følgende:

• Er det vi foretar oss nå noe som tåler å havne på forsiden av VG?
• Vil våre prioriteringer tåle granskning fra lokalavisas journalister?

Hvis ikke, kan det være greit å ta en prat om dette i styret.

Det offentlige bør enkelt kunne ha tilgang til årsregnskaper, årsrapporter, referat fra årsmøter o.l.

Medlemmene bør også gis tilgang til sakslister, protokoller fra styremøter og organisasjonens rutiner for drift.

En god ídé kan være å gi medlemmene tilgang til disse opplysningene digitalt, og sender ut informasjon til alle medlemmer mellom styremøter.

Gjennom å bidra til åpenhet gir du næring til en god kultur, der medlemmene tenker: «Her kan jeg bidra!»

Jo større åpenhet og tilgang medlemmene har til prosessene i styret og daglig drift, desto høyere er sjansen for at man vil ønske å delta aktivt.

En dag skal du fratre din stilling i styret. Hvem skal da overta din plass? Hva er årsaken til at andre medlemmer har lyst? Hvordan skal du sikre at medlemmene deltar aktivt i debatten rundt driften?

Tre spørsmål du kan svare på nå:

• Har frivillige organisasjoner plikt til å følge offentlighetsloven?
• Hvorfor er det ikke lurt å hemmeligholde styrets protokoller?
• Hvilken sammenheng er det mellom åpenhet og medlemmers grad av engasjement?

Eksempel: Grendedagene