Etisk innkjøp av varer og tjenester

Fordi

• norske frivillige organisasjoner som kunder på alle måter har et ansvar til å bidra til forsvarlig produksjon og salg;
• organisasjonene som ledd i ivaretakelsen av tillitsforholdet til medlemmer, myndigheter og det generelle publikum har et ansvar for å gjennomføre etisk forsvarlige og transparente innkjøpsprosesser;

anbefaler Frivillighet Norge medlemsorganisasjonene å vedta følgende overordnete etiske prinsipper for innkjøp av varer og tjenester:

1. Innkjøp skal foretas i henhold til god forretningsskikk. Det skal holdes høy forretningsetisk standard i intern saksbehandling knyttet til innkjøp.
2. Innkjøp skal foretas i konkurranse mellom flere tilbydere. Usaklig forskjellsbehandling eller diskriminering skal ikke finne sted.
3. Organisasjonen skal ta miljøhensyn og fokusere også på livssykluskostnader ved innkjøp.
4. Innkjøp skal foregå i transparente forutsigbare prosesser. Alle deler av innkjøpsprosessene skal kunne etterprøves.

Frivillighet Norge anbefaler også medlemsorganisasjonene å ta i bruk

• Etisk Handels retningslinjer for innkjøp
• GRIPs veiledning for innkjøpere
• INGOs Accountability Charter

Kommentarer:

De etiske prinsippene henger sammen og kan ikke sees isolert. Organisasjonene må velge å vedta alle 4 punkter, eller ingen.

Ad pkt. 1: ”God forretningsskikk” er en vid etisk standard. Innholdet vil være bransjeavhengig, men alltid innebære krav om at det inngås ryddige dokumenterte avtaler, at det utstedes kvitteringer for betaling og mottatt leveranse og at kjøper ivaretar undersøkelsesplikten for å kunne påberope seg mangler. Standarden innebærer også alltid en plikt for kjøperen til vite at leverandøren og dennes underleverandører ikke opererer i strid med loven, og for eksempel benytter slavearbeid, tvangsarbeid, barnearbeid eller utsetter ansatte for utilbørlige belastninger av psykisk eller fysisk karakter, eller fare. Det er heller ikke god forretningsskikk å handle med bedrifter som i strid med loven ikke betaler anstendig lønn eller nekter ansatte rett til ferie, eller er ansvarlig for ulovlig forurensning av miljøet.

Ad pkt. 2: Innkjøp skal som hovedregel foretas etter at det er innhentet tilbud fra flere leverandører som har fått samme bestilling/kravspesifikasjon og informasjon, og konkurrerer om oppdraget/leveransen på like vilkår. Organisasjonen skal inngå kjøpsavtale med den leverandøren som gir det beste tilbudet på kvalitet og pris sett i forhold til bestillingen/kravspesifikasjonen. Det skal ikke legges vekt på usaklige hensyn, som for eksempel familie- eller vennskapsrelasjoner, leverandørens geografiske plassering, etnisitet eller religiøse overbevisning og lignende. Dersom det imidlertid foreligger saklig grunn kan hovedreglen fravikes. Eksempler på at saklig grunn foreligger kan være konkret vedtak i en organisasjons styre eller generalforsamling om at organisasjonen så langt som mulig skal kjøpe produkter fra en bestemt attføringsbedrift, eller om at organisasjonen ikke vil belaste miljøet med forurensning og derfor konsekvent skal kjøpe lokale ”kortreiste” produkter.

Ad pkt. 3: Organisasjonene bør etterspørre produkter med positiv miljømerking (svanemerket, Ø-merket osv.) Organisasjonene bør også fokusere på hvilke behov de som faktisk skal bruke produktet oppgir å ha. Produktets brukervennlighet er viktig – særlig hvis feilbruk medfører risiko for at produktet går i stykker og det er mange som skal bruke det. For øvrig må organisasjonene ha fokus på bla. følgende miljøkonsekvenser knyttet til innkjøp:

• produksjonsprosessen; dvs. materialvalg, energiforbruk, forsøpling, utslipp i luft, jord og vann
• emballasje
• transport
• produktets levetid
• energiforbruk knyttet til bruk av produktet
• produktets påvirkning på inneklima evt. utslipp i det ytre miljøet
• muligheter for reparasjon til en rimelig pris
• mulighet for resirkulering/destruksjon

Ad pkt. 4: Punktet innebærer at organisasjonen må ha rutiner for innkjøp som gjør det er mulig å etterprøve at det er tatt miljøhensyn, at det ikke er foregått usaklig forskjellsbehandling og at god forretningsskikk er fulgt. Dette kan gjøres i form av at organisasjonen lager en sjekkliste for gjennomføringen av innkjøp til bruk ved innkjøp over en viss sum i. Driver organisasjonen innkjøp i svært stort omfang anbefales det at organisasjonen lager en innkjøpshåndbok. Sjekklisten må fylles ut og signeres av den som forestår innkjøpet, og arkiveres. Styret i organisasjonen bør be om en gjennomgang av sjekklisten og administrasjonens erfaringer, en gang årlig.