Kommunikasjon

Kommunikasjon betyr at man deler informasjon, gir tilbakemeldinger og snakker sammen – man både lytter og deler. Kommunikasjon bidrar til at alle jobber mot det samme målet, at man jobber mer effektivt og at alle blir inkludert. Det kan også bidra til at flere ønsker å bli medlem. Når styret legger vekt på aktiv kommunikasjon i organisasjonen kan man få til veldig mye mer!

Når dere planlegger kommunikasjonsarbeidet må dere tenke på: hvem snakker dere til, hvorfor vil dere snakke til dem og hva dere vil si. Husk at det er bedre å gi informasjon en gang for mye enn en gang for lite!

Hvem skal vi kommunisere med – og hvordan?

I en organisasjon kan man grovt dele opp kommunikasjonen i tre deler; kommunikasjon innad i styret, kommunikasjon med medlemmene og kommunikasjon utenfor organisasjonen.

Kommunikasjon i styret

Alle styremedlemmer må ha tilgang på den samme informasjonen, slik at alle kan få gjort den jobben de er valgt til å gjøre. Styrelederen har et overordnet ansvar for dette, men det er også viktig at alle i styret bidrar. God kommunikasjon i styret bidrar til godt arbeidsmiljø og gir mer styrke og handlekraft.

Kommunikasjon med medlemmene

Styret har ansvar for at alle medlemmer får informasjon slik at de kan delta på aktiviteter engasjere seg i saker de interesserer seg for. Det kan være lurt å ha faste rutiner og kanaler for å informere medlemmene: For eksempel via nyhetsbrev, medlemsblad, invitasjoner, nettside, sosiale medier osv, slik at medlemmene vet hvor de kan få informasjon og hva de kan forvente seg.

Det er også viktig at medlemmene har mulighet til å komme med tilbakemeldinger, forslag og spørsmål til styret. Medlemmene må få kontaktinformasjon til styremedlemmene slik at de kan kontakte dem. Styremedlemmene må svare når medlemmene henvender seg. Styret bør også benytte alle anledninger de har til å snakke med medlemmene, for eksempel på ulike arrangementer og møter. Er det spesielle områder som er interessante for mange i organisasjonen kan det være en idè å arrangere for eksempel et temamøte, og vil styret vite hvordan medlemmene stiller seg til en sak, kan en spørreundersøkelse være aktuelt.

God kommunikasjon med medlemmene er svært viktig for at de skal bli motiverte og engasjerte i organisasjonen, og for å få deltagelse på ulike aktiviteter og møter.

Kommunikasjon utenfor organisasjonen

Frivillige organisasjoner kommuniserer med flere enn medlemmene. Det kan være samarbeidsorganisasjoner, offentlige myndigheter, givere, institusjoner som man ønsker å påvirke, media, nærmiljøet og allmenheten.

Ekstern kommunikasjon kan ha mange ulike former, og hvilke kommunikasjonskanaler man bruker er avhengig av hvem målgruppen er og hva man ønsker å oppnå. Noen ganger kan organisasjonen ønske å skape blest rundt en sak for å påvirke myndighetene eller bygge opp organisasjonens omdømme eller få flere nye medlemmer.

Her er noen eksempler på nyttige kommunikasjonskanaler som er vanlige å bruke:

• Oppslag i media (avis, radio, TV)
• Informasjonsstand
• Plakater, bannere
• Annonser
• Invitasjoner
• Sosiale medier
• Nettside
• Åpne møter/presentasjoner/demonstrasjoner

Det er ofte vanlig å bruke flere kanaler samtidig for å få blest om en sak, og dere må selv vurdere hva som egner seg best for dere ut ifra målsetting og ressurser.

Eksempel på kommunikasjon for et arrangement lokalt:

Under ser du et enkelt eksempel på hvilke kommunikasjonskanaler som kan være fine å bruke på et lokalt arrangement.

Eksempelorganisasjonen skal arrangere et dansekurs. Alle som vil kan delta. Gratis for medlemmer i organisasjonen, andre må betale 100 kr. Målet er aktivitet for medlemmene, få flere medlemmer og å vise lokalsamfunnet hva organisasjonen driver med.

Før kurset

• Annonsering på egen nettside og på sosiale medier
• Invitasjon til alle medlemmene, alle oppfordres til å ta med seg noen
• Plakater om kurset henges opp lokalt
• Medieoppslag om hva som skal skje i lokalavisa
• Invitere media til å komme på selve kurset

Under/etter kurset

• En kontaktperson tar imot media når de kommer på arrangementet og gir god informasjon om hva som skjer på arrangementet og legger til rette for intervjuer og fotografering/filming
• Organisasjonen legger selv ut sak på nettsiden og sosiale medier om kurset