Eksempel på innkalling og saksliste

Innkalling til styremøte for Eksempelorganisasjonen

Dato: 1. november 20xx Tid: 18.00

Sted: Eksempelorganisasjonens møtelokaler (Saksliste)

Vel møtt!

Planlegging

Styrelederen må forberede nøye hva styret skal behandle på styremøtene og har ansvaret for å sette opp sakslisten. Tenk gjennom hva som er det viktigste å behandle eller beslutte på møtet som planlegges.

Sakslisten

Sakslisten skal godkjennes av styret når styremøtet starter. Den skal vise hva som er formålet med møtet og sikre framdrift i styrearbeidet. Styrelederen bør spørre styremedlemmene om de har forslag til saker før sakslisten til hvert møte lages og sendes ut, slik at sakene blir godt forberedt. Hvis et styremedlem vil ta opp en sak som ikke står på sakslisten, må hen si ifra når sakslisten behandles. Det er lederen som er ansvarlig for at sakslisten følges. (Se vedleggsdelen for mer om møteledelse.)

Dette er sakslisten til årets første styremøte i Eksempelorganisasjonen i 20xx, og sakene går fra 01/20xx – 05/20xx. Neste styremøte starter sakslisten med 06/20xx. Å nummerere sakene fortløpende er en måte å gjøre det på, men det er også mulig å gi hver sak sitt bestemte nummer gjennom styreåret, slik at om en sak er oppe flere ganger, vil den opptre med det samme nummeret hver gang.

Saksliste, styremøte i Eksempelorganisasjonen

Sak 01/20xx Godkjenning av innkalling

Har alle fått beskjed om møtet, og i god tid?

Sak 02/20xx Godkjenning av saksliste

Her har styremedlemmene mulighet til å oppdatere sakslisten dersom det er noe som må diskuteres eller noe som har dukket opp siden innkallelsen ble sendt ut. Nye saker tas opp under ”eventuelt”.

Sak 03/20xx Godkjenning av referat

Referatet bør sendes ut i forkant slik at styremedlemmene kan si ifra om feil i referatet.

Sak 04/20xx Orienteringssaker

Økonomi pleier å være en viktig orienteringssak. Økonomiansvarlig informerer om hvor mye som er brukt siden forrige styremøte og hvor mye inntekter som har kommet inn. Det bør også informeres om videre planer. Ved siden av økonomi bør det informeres om hvordan arbeidet med handlingsplan og lignende ligger ann.

Sak 05/20xx ”Andre saker”

Hva skal gjøres frem til neste styremøte – og av hvem? Planlegges det noen aktiviteter for organisasjonens medlemmer i nær fremtid? Mens de fire første sakene på lista opptrer hver gang, er denne saken og eventuelt de som kommer etter, saker som er aktuelle å ta opp på et bestemt møte, f.eks. planlegging av en aktivitet.

Eventuelt

Her tas det opp saker som ikke sto på sakslista. Det bør være et mål at det ikke er noen eventuelt-saker. Alle saker bør meldes inn i forkant av møtet.