Innkalling, saksliste, protokoll og referat

Innkalling og saksliste

Avhengig av hvor ofte dere har styremøter bør innkallingen og sakslisten komme i alle fall én uke før møtet, men som regel er 2-3 uker en god tidsramme å forholde seg til. Da er det lettere for styremedlemmene å finne tid til og forberede seg til møtet. Det kan være en god idé å avtale neste møtetidspunkt under styremøtet, slik at man kan finne en dato alle er enige om.

Se eksempel på innkalling og saksliste.

Protokoll og referat

Dere må skrive et referat eller en protokoll fra styremøtet som viser hvilke saker som ble behandlet. En protokoll skal være kortfattet og inneholde den mest nødvendige informasjonen. Det kan godt skrives i punktform. En tommelfingerregel er at protokollen kun skal fortelle om hva som hendte på styremøtet og hvem som stemte hva. Et referat gir gjerne en mer fyldig beskrivelse av sakene og selve diskusjonen på møtet.

Et referat bør inneholde:

• Hvor og når møtet ble holdt
• Navn på styremedlemmer som var til stede og informasjon om hvem som ikke var til stede
• Saksnumrene og navnet på sakene
• Kort presentasjon av saken(e)
• Hovedargumenter som ble tatt opp, uenighet, antall stemmer for/mot og hvem stemte hva.
• Bestemmelsen/vedtaket
• Hvor og når neste møte skal være
• Underskrift av leder og sekretær når dokumentet er godkjent av styret (på neste styremøte)