10 tips til rapportering på støtte
- Krav.
Se på retningslinjene til støtteordningen og sjekk hvilke krav som stilles til rapporten. - Form.
Det kan også være at støttegiverne har krav til formen på rapporten. Skal den for eksempel skrives i eget skjema? - Underveis.
Mens dere jobber med et prosjekt eller en gjennomføring av det dere søkte støtte til må dere også tenke på rapporten. Et tips er å lage en såkalt ”delrapport” underveis i gjennomføringen, slik at dere er sikre på at alt dere har gjort blir ført i pennen. - Regnskap.
Det er selvfølgelig lurt å føre prosjektregnskap underveis. Slik sikrer dere også at dere holder budsjettet som gjelder for aktiviteten/prosjektet. - Revisjon.
Mange støtteordninger krever revisjon av prosjektregnskapet. Sjekkk retningslinjene for ordningen nøye, så dere vet om det gjelder et revisjonskrav for ordningen. Hvis det er er krav om revisjon må dere kjøpe tjenesten av en ekstern statsautorisert revisor. Planlegg tidspunktet for revisjonen av prosjektregnskapet sammen med revisor i god tid, slik at rapport og regnskap leveres inn i tide. Husk å lage et godt system for oppbevaring av bilag som for eksempel kvitteringer. - Gjennomføring.
I søknad la dere også ved en plan over hva som skulle gjøres. I rapporten må dere opplyse om dere har fulgt planen eller endret på aktiviteter, målgrupper eller tidspunkter. Forklar hvorfor dere har gjort endringene. - Mål.
I rapporten må det komme tydelig fram om dere har nådd målene for prosjeketet/aktiviteten og fått til det dere søkte støtte til. - Erfaringer.
Hva har dere lært? Beskrivelse av erfaringer gjør at andre i organisasjonen som leser rapporten kan lære av dem og kanskje gjennomføre et tilsvarende prosjekt. - Resultater.
Hvordan tar dere med dere det dere har lært i det videre arbeidet i organisasjonen? Hvilke erfaringer kan dere bruke dersom dere skal gjennomføre et liknende opplegg? - Frist for pengebruk.
Mange støtteordninger har en tidsfrist, som betyr at dersom pengene ikke brukes innen denne fristen, må de betales tilbake. - Frist for innrapportering.
Husk å levere rapporten i tide. Dersom dere ikke overholder fristen, kan det føre til at dere må betale tilbake støtten.